Многие организации уже используют системы электронного документооборота (ЭДО) для обмена электронными документами посредством провайдера ЭДО и ЭЦП. До недавнего времени имелись ограничения со счетами-фактурами, но и они сейчас, преимущественно, преодолены. Многие провайдеры предлагают сервисы для обмена ЭДО, просто к примеру, система Диадок СКБ "Контур" или Такском-Файлер компании Такском (при желании можно найти также множество других).

Есть несколько нюансов, которые следует иметь в виду.

Нюанс №1 .
Обменивающиеся электронными документами предприятия должны заключить договор с одним и тем же провайдером системы ЭДО. Я специально звонил в компанию Такском и в СКБ Контур, чтобы прояснить этот вопрос. Мне сказали, что сейчас ведутся переговоры между провайдерами о том, как технически реализовать ЭДО между предприятиями, подключенным к разным провайдерам. Но ведутся эти переговоры достаточно давно и пока ни к чему не привели. Так на текущий момент полноценный документооборот по ЭДО с ЭЦП целесообразно организовать между юрлицами, включенными в однин холдинг, либо при взаимном согласии и договоренности партнеров работать с одним провайдером ЭДО. Очевидно, что это целесообразно только при долгосрочных партнерских отношениях и обоюдном желании партнеров. Очевидно так же, что в условиях доминирования на рынке одного провайдера ЭДО этому провайдеру не выгодно достичь каких-либо договоренностей с иными провайдерами, напротив, выгодно перетащить как можно больше клиентов в свою систему. Поэтому, по моим оценкам, договариваться они будут еще очень долго, пока "сверху" на них не цыкнут и не заставят наконец-то договориться.

Нюанс №2 .
При наличии бумажного документооборота некорректно оформленные документы достаточно легко переделать. Когда же в систему ЭДО включены счета-фактуры, начинает действовать регламент, в соответствии с которым переделанные счета-фактуры должны регистрироваться особым образом, при этом у провайдера сохраняется вся история изменений, ясное дело, доступная фискальным органам. По этой причине в ряде случаев переделать счет-фактуру таким образом, чтобы выдать ее за первоначально предоставленную уже не удастся. Если исправление документов случается довольно часто, то, может статься, что и исправленные счета-фактуры придется довольно часто регистрировать в системе ЭДО. А они могут привести к необходимости довольно часто подавать в налоговую инспекцию исправленный вариант декларации по НДС. Если вы станете подавать исправленные декларации по НДС каждый день, вам наверняка устроят показательную порку в виде частых и ангажированных проверок. Потому что инспекторы в ГНИ нормальные люди, которые не любят, когда их заваливают работой. :)

Нюанс №3 .
Есть требование НК о предоставлении счета-фактуры в течении 5 дней. Если счет-фактура предоставляется в бумажном виде, достаточно отправить ее по обычной почте заказным письмом, при этом датой отправки и будет считаться дата предоставления. С электронными счетами-фактурами всё несколько сложнее. С одной стороны, вы имеете возможность, находясь на разных концах Земного шара, почти моментально обмениваться электронными документами. С другой стороны, датой предоставления электронной счет-фактуры считается не дата ее отправки, а дата подтверждения (дата квиточка) о том, что получателем она получена. Если получатель залил чаем свой компьютер, на котором работал сервис ЭДО, вы можете квиточка просто не дождаться. Или если он по каким-либо причинам не хочет принимать у вас документы, он может намеренно не отправить подвтерждение. Если вы при этом понадеялись на "скорострельность" этого способа отправки, то ставка на высокие технологии может сыграть с вами дурную шутку. Придется отправлять дубликат обычной почтой, и он будет отправлен с нарушением сроков, установленных законодательством.

Нюанс №4 .
Высокие технологии, вообще-то, вещь менее надежная, нежели традиционные. Те, кто тесно работал с системами сдачи отчетности в электронном виде (тех же фирм Контур, либо Такском, например), знают, что у провайдеров тоже случаются сбои. Поэтому до отправителя может не дойти квиток, либо отправление не дойти до получателя. Либо задержаться у провайдера на неопределенный срок из-за сбоя или перегрузки сервиса. Те, кто надеется, что подобных проблем не будет, могут оказаться неприятно удивлены, столкнувшись с ними.

Нюанс №5 .
Бумажный документооборот можно организовать как угодно. По одним видам деятельности готовить документы могут одни люди, по другим другие. Однако, при использовании ЭДО, как минимум, счета-фактуры необходимо прогонять через одно место, в котором они регистрируются. Если с отправкой счетов-фактур в этом, скорее всего, проблемы не возникнет (можно устрановить рабочее регистрации счета-фактуры там, где сотрудник назначает номер счета-фактуры), то с получением квиточков на предоставленные счета-фактуры могут возникнуть организационные сложности, если ранее несколько разных служб занималось снабжением (в частности, ИТ-подразделение, транспортное подразделение, столовая могут самостоятельно заниматься вопросами своего собственного снабжения, отдельно от снабжения по основной деятельности). Возможно, придется перестраивать бизнес-процессы.

NeboКто-то мне говорил, что сам факт деловой переписки по электронной почте, вроде как, является неким типом договора.Без ЭЦП - не является. В юридическом смысле сообщения электронной почты очень легко "не признать" как доказательство. Сообщения электронной почты потенциально могут быть отправлены кем-то другим от чужого имени.

NeboНекоторые ведь освобождены от НДСНу, если освобождены от НДС и передающая, и принимающая сторона, то проблем с электронными счетами-фактура, конечно же, не возникает.

NeboГосударство может выдать электронную подпись.Оно это и делает. Оно удостоверяет корневым сертификатом ЭЦП провайдера, которому государство доверило функции выступать посредником в ЭДО с ЭЦП.

NeboМожет быть государственная услуга - официальная переписка между юридическими лицами и ИП.Заключить договор с провайдером может и ИП - никаких ограничений нет. И ЭЦП будет признана как имеющая юридическую силу, например, в судебных тяжбах.

NeboПри такой официальной переписке все документы могли бы считаться полными аналогами бумажным.Так и считается.

NeboМне кажется, что-то будет создано рано или поздно для деловой переписки по интернету.Уже всё создано. Осталось только договориться провайдерам.

NeboОткуда начать?Сходите по ссылкам, которые я привел выше. Там детально всё описано. Можно также позвонить провайдеру и задать вопросы, если что не ясно.

Nebo,

Внимательно прочитайте п.6 регламента к системе Диадок, из него многое становится ясно.

Иными словами, заключив договор с провайдером, вы получаете доступ в систему ЭДО, в которой можете обнаружить обширный перечень юрлиц, помимо Вас подключенных к этой же самой системе. Если Вы обнаруживаете в перечне какого-либо контрагента, с которым намерены обмениваться электронными документами, отправляете ему запрос по установленной провайдером форме о намерении обмениваться с данным контрагентом электронными документами. После получения согласия на обмен документами система ЭДО автоматически фиксирует возможность обмена документами между данной парой контрагентов.

Для того, чтобы обмениваться с десятком разных контрагентов, каждый из них должен заключить договор с провайдером - после этого он появится в общем списке контрагентов данного провайдера и сможет получать запросы на ЭДО от любых других контрагентов непосредственно через систему ЭДО.

NeboКстати пока дороговато.
http://www.diadoc.ru/price Да, мне тоже показалось, что очень не дешево.

авторСчет-фактура в электронном виде считается полученным покупателем , если ему поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры , подписанного электронной цифровой подписью покупателя и подтвержденного Оператором электронного документооборота.Да, вот в этом и заключается цимус. Иными словами, если покупатель не жмакнул мышкой, то считается, что счет-фактуру он не получил.

sql2012,

Спасибо. Вчитался внимательнее в текст приказа №50н. Получается, что специалисты СКБ Контур меня ввели в заблуждение.