hirurg46,
теоретически возможно.
Вообще типовая задача робота на почтовом сервере, но обычно роботы вложения обрабатывают как объект неделимый, максимум по имени вложение илли типу (расширению) чего-то там сдлают.

Если нужна реализация на клиентской машине, лучше сразу правильно распределить задачи между аутлуком и экселем
например:
аутлук работает ищет письмо, достает вложение и нужные реквизиты письма, сохраняет в папочку, открывает эксель
эксель ищет файл в папке, обрабатывает, сохраняет в выходной папке, отправляет письмо с прикрепленным файлом с помощью аутлука

по вопросам:
макросы и надстройки аутлука активны естественно только если тот запущен.
есть разница от учетной записи - imapi или pop, т.к. письма могут храниться разных местах.
если буде обработка по получению, то при открытии полученные - обработаются и никаких еще заданий не нужно.
если обработка вызываемая, то нужно где-то хранить что обработано, а что нет или удалять после обработки.

Посмотрите в ветке Офиса
Есть примеры: Из Outlook (text format) в Excel