Электронная подпись, по сути, является шифром с двойным ключом - одним ключом информация шифруется, другим дешифруется. Тот, которым она дешифруется, сообщается всем желающим участвовать в обмене (публикуется), и называется "открытым ключом". Тот ключ, которым она шифруется, остается известен только подписанту. Если файл декордировался открытым ключом корректно, это подтверждает, что зашифрован он был именно тем, кому принадлежит закрытый ключ. Внести изменения в зашифрованную информацию какому-либо злоумышленику по пути следования зашифрованного документа оказывается сложно. Подменить один документ другим, не зная секретный ключ - тоже.

Для того, чтобы снизить издержки на шифрацию/дешифрацию больших объемов информации, можно зашифровать только контрольную сумму файла, а не весь файл. Именно так обычно и подписываются документы - шифруется их контрольная сумма (криптостойкая шифрация/дешифрация с ключом большой длины может требовать больших издержек, в частности, при работе с базой таких документов). Кстати, обычный аутлук поддерживает ЭЦП. Сервис -> Центр управления безопасностью -> Защита электронной почты - здесь можно подключить сертификат, которым будут подписываться ваши сообщения.

Сертификат, выдаваемый удостоверяющим центром, по сути, является комбинацией закрытого и открытого ключа. Удостоверяющий центр, выдавший сертификат, подтверждает, что расшифрованное открытым ключом сообщение было зашифровано закрытым ключом из пары ключей, соответствующих данному сертификату.