Друзья, всем привет!

Я работаю в небольшой архитектурной компании, и мы собираемся запускать собственную БД (или даже Базу знаний?). Мы пытаемся понять, какой софт нам требуется и что в принципе надо сделать, чтобы запустить в ближайшее время работающую версию.

Текущая ситуация:
На данный момент мы храним все данные на сервере. Количество собранных материалов колоссальное - это собственные разработки, внешняя литература и пр. Однако все это по сути сваливается на сервер по своим папкам и всё. В итоге, мы сталкиваемся с банальной проблемой: либо люди долго ищут чьи-то материалы, либо изобретают велосипед (зачастую именно это). Иными словами, отсутствует адекватный knowledge sharing и процесс реализации проектов никаким образом не оптимизируется.

Цель:
Мы хотим разработать удобную систему поиска информации. На первом этапе - это может быть простой поиск документов по определенным тэгам. Далее ожидается развитие БД в сторону создания единых спрэдшитов компании со статистикой, автоматической подгрузкой данных с онлайн источников и прочие простые умные и удобные решения.

Соответственно, возникают четыре вопроса:
1) как правильно выстроить процесс разработки и внедрения БД:
- нанять правильного разработчика и по совместительству администратора и он сам определяет софт, запускает загрузку данных в БД, прописывает все алгоритмы и инструкции работы с БД? или требуется отдельно нанимать разработчика и администратора? требуется ли вообще разработчик, если наверняка можно закупить готовый софт?
- закупка простого ПО и самим загрузить данные и запустить процесс?
2) какой требуется софт? Достаточно закупки или надо разрабатывать что-то с нуля?
3) как сформировать правильно ТЗ на поиск человека, кто разрабатывает и администрирует БД? И опять же, это один и тот же человек или нет?
4) сколько требуется времени на решение подобных вопросов?


Ниже я опишу общее видение БД, как мы это понимаем сейчас:

Структура БД:
• база финальных документов (pdf, doc, xlsx, indd, dwg)
• база исходных материалов (книги, статьи, отчеты)
• база иллюстрационных материалов (jpeg, png, raw и пр.)
• база графических материалов (иконки, шрифты и пр.)
• база контактов
• база проектов (название проекта, ответственные, ссылки на материалы)

Функционал БД:
Первый этап:
1. Оперирование с документами и материалами, хранящимися на сервере
2. Кластеризация документов и материалов по заданным темам / тэгам
3. Возможность поиска документов
a. по темам
b. по типу документов
c. по источникам (например, от Заказчика Х, Заказчика У)
d. по датам
e. по лицам, кому документ предоставлен (Заказчику Х, Заказчику Н)

Второй этап:
4. Возможность формирования единых БД компании с возможностью работы с БД в онлайн режиме (например, единая БД по паркам Спб, единая БД по контактам, по нетворку и пр.) – а-ля GoogleExcel компании
5. Анализ использования БД сотрудниками

Третий этап:
6. Возможность автоматической загрузки и распознавания данных по заданным источниками (автоматическая подгрузка с Росстата и пр.)

Четвертый этап:
7. Умный поиск информации



С нетерпением жду ответа! Заранее всем огромное спасибо!
P.S. Прошу прощения за кривые формулировки, надеюсь максимально смог отразить задачу, полагаю, что это одна из самых простых задач для СУБД :)

Друзья, спасибо большое за разъяснения, жизнь стала намного лучше :)

Будем смотреть ШеерПойнт!