Добрый день!
Поделитесь опытом, пожалуйста!

Фирмы могут работать с клиентами несколькими способами:
1. посредством выставления счета-фактуры
2. согласно договору.

Интересует подход к реализации учета заявок на продукцию согласно договору.

Я реализовывал для организации, которая работала с клиентами по счетам-фактурам (с/ф).
Т.е. с/ф и был заказом, имел свой номер.
В случае отгрузки, продукция списывалась расходной накладной согласно счету фактуре (связь по номеру с/ф).
Когда приходили оплаты, бухгалтера также указывали номер с/ф (либо разносили сумму по нескольким с/ф).
Таким образом можно было наблюдать ситуацию "заказано-оплачено-отгружено" по каждому заказу и в целом. Можно было ответить на вопрос о незакрытых заявках (непроплаченных, неотгруженных).

Сейчас пробую реализовать второй способ, согласно договорам.
Менеджер оформляет и регистрирует заявку клиента (согласно факсу, письму....).
Заявка после утверждения получает свой номер (даже каждая позиция, в виде "№_заявки - №_позиции_в_заявке").
В расходную накладную для отгрузки попадают позиции из разных заявок. Их достаточно много (в среднем 50-100).
По тем позициям накладной, которые зарезервированы под определенную заявку, (т.о. идут с тем же номером вида "№_заявки - №_позиции_в_заявке"), можно определить, что и из какой заявки мы отгрузили. Но если номера нет (нет резерва), то связать можно разве что по коду клиента.
Для того чтобы номер был у всех позиций при оформлении расходной, необходимо создавать документ по резервированию продукции под нужными номерами. Это лишняя работа никого не радует, т.к. много позиций (и вообще, сами знаете отношение пользователей :) ).
Также реализовал подход, в котором с производственной линии получаем ГП и автоматом распределяем (резервируем) согласно производственного заказа/плана, который в свою очередь формируется из позиций заявок. Т.е. с производства получаем ГП уже с номером (зарезервированную). При этом канечно есть доля случаев когда "путают" продукцию.

Хочу спросить совета, может есть еще какие-нить варианты реализации второго способа?

Заранее благодарен!

Извините, не указал.
Первый подход реализован был на одной организации, а второй - относится к другой.
Действительно, производство непрерывно.
Получается так, что договор оформляется на продолжительный срок (год, два, или на какой-то обьем продукции).
Согласно договору, заявки принимаются факсом с печатью и подписью заказчика (или по e-mail).
После оформления менеджером заявки в э.виде в системе учета, ей присваивают номер.
Затем проверяется наличие заказанной продукции на складе, свободной от резерва.
Если на складе есть такая - ее резервируют, присваивают №заявки. Недостающую продукцию включают в план производства (с производства она придет уже с номером заявки, уже зарезервированной).

Заявки от клиентов приходят каждую неделю (в среднем). А отгрузки - по-разному, в зависимости от желания/ситуации у клиента. Таким образом, отгружаются позиции из разных заявок, могут частично позиции отгружаться.

474
А если я понял неверно, то как вообще получается, что со склада продукция может уходить без заявок?

Заявки на продукцию всегда есть, а вот при отгрузке, не указывается (или частично) согласно какой заявке отгружается каждая позиция. Представьте, в накладной 100 позиций, и напротив каждой указать №заявки из которой она отгружается.

strizh
Заявки вводим вручную, на их основании - расходные и резервирующие документы склада.
Если договор постоянный (т.е., к примеру, каждую неделю изготовить и отгрузить 10 штук того-то), то надо предусмотреть автогенерацию заявок по договору (т.е. в договоре должен быть раздел с описанием товаров).

А если за месяц было 3 заявки от одного клиента, а в начале след. месяца идет отгрузка одним документом/заходом:
- 2ух позиций из 1ой заявки в полном обьеме
- 3ех позиций из 1ой заявки в неполном обьеме
- 4ех позиций из 2ой заявки в полном обьеме
- 1ой позиции из 2ой заявки в неполном обьеме
- 2ух позиций из 3ой заявки в полном обьеме
- 3ех позиций из 3ой заявки в неполном обьеме

Тогда как? а таких клиентов, к примеру, 10 в день?

И еще - товары в договоре нельзя однозначно определить. Только тип.
Клиенты сами не знают что им необходимо будет в итоге.
Они знают, к примеру, что необходимо где то X единиц заготовок какого-то типа в месяц. А какие из них и сколько необходимо будет доработать (след. пр. этапы, например нанести печать определенным клише, покрыть лаком) - они сами не знают, т.к. тоже зависят от своих заказчиков.

474
А что значит придет с номером заявки? На склад придет с документом, где номер будет?
Или в модуле складского учета появится запись о N кол-ве продукции с номером определенной заявки?

В производственном модуле, в акте переработки указывается кол-во X ГП одного типа, произведенной за смену. Затем отрабатывает модуль, который одну позицию c кол-вом X преобразовывает (разбивает) на несколько позиций, в зависимости от производственного плана (который в свою очередь, формируется из невыполненных заявок с учетом приоритета и наявности сырья).
Например, в пр. акте было:
1. ГП1 Цвет1 100 ед. - без номера
Стало:
1. ГП1 Цвет1 10 ед. Заявка №1-1
2. ГП1 Цвет1 20 ед. Заявка №2-8
3. ГП1 Цвет1 30 ед. Заявка №4-1
4. ГП1 Цвет1 40 ед. - без номера (не зарезервирована)

В документе перемещения с участка производства на склад имеется колонка "№ заявки".
Получается, на склад ложится зарезервированной след. позиции:
ГП1 Цвет1 10 ед. Заявка №1-1
ГП1 Цвет1 20 ед. Заявка №2-8
ГП1 Цвет1 30 ед. Заявка №4-1
и свободной от резерва:
ГП1 Цвет1 40 ед. - без номера (не зарезервирована)

474
У вас учет произведенной продукции на производстве, складской учет и учет заявок в одной системе ведется?

Да, в одной системе. Система называется "Акцент".
http://www.accent.com.ua/academy/presents.htm

474
А кто накладную составляет? И в чем у него именно проблема - нет доступа к номерам заявок? Предлагаемый список слишком большой, потому что не отфильтрован по тем заявкам, которые содержат именно данный тип продукции? Или номера заявок вообше надо вручную вводить?


Вообще то проблемма в том, что остатки на складе ведутся в 2 учетах:
1.складской (наименование, партия, кол-во, место расположения на складе)
В нем отсутствует указание № заявки (также как и в маркировке продукции на складе).
2.бухгалтерский (наименование, партия, кол-во, стоимость, №заявки)
В нем есть № заявки - благодаря документам по резервироваю и пр.актам.

Сейчас отгрузка происходит след. образом (его то и пытаюсь изменить).

Менеджер пишет записку в бумажном виде.
После подтверждения, она попадает к зав.складом. На складе начинают упаковывать продукцию согласно записке но на основании складского учета.
По системе учета в итоге получаем документ со списком продукции, которая числится "упакованной" (готовой к отгрузке) для конкретного клиента. В нем перечень позиций без указания номера заявки.
Затем, на основании этого документа в бух.учете формируется расходная накладная. Но нужно указать еще и номера заявки для каждой позиции! Что бухгалтер и делает. В итоге сам устает и "перемешивает" остатки на складе.
Выходит бардак, мягко говоря.

Я представляю так, что сам менеджер должен по бух.учету выбирать со склада позиции с №заявки, формируя таким образом заявку на отгрузку, и только потом, на основании ее кладовщики должны упаковывать продукцию.

Извините, если сумбурно выразился...

Сергей Васкецов Geminis...
Начал читать - с первого поста - волосы дыбом. Потом понял, что речь про UA. Хоть написали бы, что не в РФ дело. :)

:D

Скажите, действительно большая разница между Россией и Украиной в этом плане?
Интересно, т.к. я недавно начал заниматься системой учета.

Сергей Васкецов GeminisСкажите, действительно большая разница между Россией и Украиной в этом плане?
Я не знаю, как в UA, а в РФ работу с клиентами начинать с выставления счета-фактуры вряд ли у кого ума хватит. Выставляют обычно счета , если всей цепочки от договора нет.

По определению, "Счёт-фактура — документ строго установленного формата, который выписывается продавцом на имя покупателя после того, как покупатель принял товар."

В системе учета формировался документ заявки клиента, в который включались позиции со склада а также позиции, которые отсутствовали на тот момент, но должны были появиться.
На основании этого документа распечатывался счет-фактура (в нем были все позиции, даже отсутствующие). Затем отсылался факсом/отдавался на руки для проплаты.

Выходит что все это время я просто называл счет - счетом-фактурой :)

Спасибо за наставление!
Повторюсь, недавно начал заниматься системами учета (пришлось), а не только писать код.

Сергей Васкецов GeminisПо определению, "Счёт-фактура — документ строго установленного формата, который выписывается продавцом на имя покупателя после того, как покупатель принял товар."
Откуда такое определение?

Geminisвсе это время я просто называл счет - счетом-фактурой
Счет-фактура от слова ФАКТ, в счете его нет. Оплачиваются обычно (и уж тем более в случае предоплаты) счета, а не счета-фактуры.

Бум знать :)
Спасибо

Определение с http://ru.wikipedia.org/wiki/Счёт-фактура

По поводу счета-фактуры...
В пятницу уточнял у аудитора и бухгалтеров. Грят, что на Украине, как бы, нет разницы что выставлять - счет на оплату или счет-фактуру. Т.е. за это не наказывают.
Кстати, просмотрев счета от других фирм - в большинстве идут с названием "счет-фактура". Остальные - просто "счет"
:)