Ваша задача является типовой для систем электронного документооборота. Обратите внимание при выборе, чтобы был качественный инструментарий для настройки маршрутов движения документов, обычно он визуальный. Тиражные системы обычно дают возможность гибкой настройки всех маршрутов и процессов. Хотя однажды я встретил систему, где все было очень жестко и за каждым изменением надо было бежать к вендору. Впрочем и проектов у них было не больше, чем пальцев на руке.
Мы используем и внедряем Directum - отличный тиражный продукт, максимально готовый к использованию без доработок. Для небольших организаций, где важна экономия не только на стоимости ПО, но и на ИТ-инфраструктуре - у Directum есть облачное решение Directum RX