обычно такая структура организуется следующим образом:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
Unit (части и подразделения)
id |unit |parent_id
----------------------------------
1 |в/ч 1 | 0
2 |подразд. 1_1 | 1
3 |в/ч 2 | 0
4 |подразд. 1_2 | 1
5 |подразд. 2_1 | 3
6 |подразд. 2_2 | 3
7 |подразд. 2_3 | 3
8 |подразд. 2_2_1 | 6
9 |подразд. 2_2_2 | 6
Post (должности)
id |post
-------------------
1 |автоматчик
2 |танкист
3 |летчик
Staff (штат)
id |id_unit |id_post |...
-----------------------------
1 | 2 | 1 |...
2 | 2 | 3 |...
3 | 8 | 1 |...
4 | 8 | 2 |...
5 | 8 | 3 |...
Первая таблица реализует древовидную структуру (за счет столбца parent_id, в котором хранится id подразделения, к которому относится данное подразделение). Например, "подразд. 2_2_1" является частью 6 - "подразд. 2_2", а оно в свою очередь относится к 3 - "в/ч 2". В силу специфичности задачи названия подразделений можно вынести в отдельную таблицу, а в таблицу Unit записывать только их id (я имею в виду, что названия подразделений будут повторяться, например, "первая рота" есть в каждом батальоне полка). Вторая таблица содержит названия должностей. Третья - соотносит подразделение с должностью и может содержать дополнительную информацию, например, сколько по штату положено таких должностей для данного подразделения.
По поводу инструмента - знаете Access, ну и пишите в нем... Документации по нему предостаточно, да и спросить всегда есть у кого, в т.ч. и на sql.ru.
