Lunx1) отслеживание заключенных договоров на сервис и получение вовремя счетов, актов, счетов фактур .Вот эта задача (подчеркнуто) - самая сложная. И ее решению не поможет никакое программное обеспечение. Это в чистом виде организационный вопрос.

Хорошо знаком с этой проблемой, поскольку самому пришлось с ней бороться. Бухгалтерия не принимает факсимильные экземпляры документов. А у нас целый ряд контрагентов, преимущественно предоставляющих услуги связи и интернет, присылает свои документы с задержкой.

Как с этим бороться?

1. Связаться с контрагентом, сильно-сильно поругаться. Объяснить, что за несвоевременное предоставление оригиналов документов Вам грозит лишение премии. Поэтому с теми контрагентами, которые несвоевременно предоставляют документы, вы будете расторгать договора и находить других поставщиков услуг, более чутким к проблемам своих клиентов.

2. В разговоре сослаться на законодательную норму, которая обязывает всех поставщиков предоставлять счета-фактуры не позднее 5 календарных дней:
Налоговый кодекс РФ
Статья 168.

3. При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

3. Наладить предоставление документов курьером.

Всё остальное решается с помощью обычного ежедневника или органайзера. В аутлуке можно поставить циклические задачи, которые сами будут в нужный момент звонить в колокольчик.