А так и делай. Сначала сформируй нужный набор, он будет источником данных для твоего отчета. На словах, конечно все просто, на деле ...
вот реальный код для простенького отчета из моего приложения:

Private Sub DataReport_Initialize()

On Error GoTo Err_Rep

Dim dtStart As Date
Dim dtEnd As Date
Dim strНомРеестра As String
Dim strГодОтч As String
Dim dblSum As Double
Dim strFP As String ' целая часть итоговой суммы
Dim strSP As String ' дробная часть итоговой суммы
Dim intKD As Integer ' итого койко-дней



rstA.CursorLocation = adUseClient
rstA.LockType = adLockOptimistic

rstA.Open "SELECT * FROM tbtОтчетАстра", cnn

If rstA.RecordCount > 0 Then

Set rptAstra.DataSource = rstA
strНомРеестра = rstA![НомРеестра]
strГодОтч = rstA![ГодОтчета]
dtEnd = DateSerial(strГодОтч, strНомРеестра + 1, 0)
dtStart = DateSerial(strГодОтч, strНомРеестра, 1)

rptAstra.Sections("Section4").Controls("lblНомРеестра").Caption = strНомРеестра

rptAstra.Sections("Section4").Controls("lblПериодНач").Caption = dtStart
rptAstra.Sections("Section4").Controls("lblПериодОконч").Caption = dtEnd

dblSum = cnn.Execute("SELECT SUM(СуммОплаты) AS Total FROM tbtОтчетАстра")("Total")
intKD = cnn.Execute("SELECT SUM(КолПосещ) AS Total FROM tbtОтчетАстра")("Total")

strFP = CStr(Int(dblSum))
strSP = Left(CStr((dblSum - Int(dblSum)) * 100), 2)
rptAstra.Sections("Section5").Controls("lblИтогоСумма").Caption = strFP & "р." & strSP & "к."
rptAstra.Sections("Section5").Controls("lblКойкоДнейИтого").Caption = intKD

End If

Exit Sub

Err_Rep:
Err.Clear
Set rptAstra.DataSource = Nothing
Resume Next
End Sub

Посмотри в мсдн, там есть целая серия примеров, начиная от простого до сложного, с использованием shape провайдера.
Вообще, отчеты, это пожалуй самое сложное в vb. Акцесс по сравнению - просто чудо

в догонку:
q240019