авторЭто потому, что автоматизация, подразумевает изменение самого бизнес-процесса, а не просто исключение хождения с
бумажками для подписи. Почему-бы подписывающему и не распечатывать бумажку и сразу подписывать? Почему кто-то
распечатывает, исправляет и несёт кому-то на подпись? Или почему подписывающий не открывает програму и не смотрит на
электронный вариант того, что подписывает? У тебя получается, что крайних нет, поэтому бардак будет продолжатся. И
запретом редактировать файл Екселя, ты не отделаешся.

Полностью согласна про изменение бизнес-процесса.
Про распечатку первым подписывающим вариант отличный, и мне на ум он приходил. Но тот, кто подписывает первым, скорее всего отдаст эту функцию пользователям, и мы вернёмся к тому что имеем, поэтому решение не подойдёт к сожалению.
А заботится о соответствии данных в системе и распечатке тот, кто подписывает в середине. И очень долго он именно сверял печатную форму и данные в системе. А потом поставил задачу - иметь в распечатке актуальные данные и не тратить время на сверку. Но похоже, достичь этого невозможно - кроме случая, когда он сам будет распечатывать форму.

Можно конечно сделать и так - все участники процесса подписывают данные в системе (электронным утверждение), печатная форма до последнего подписывающего не формируется, но просмотреть её можно. Но т.к. бумагу никто не подписывает - и исправлять вне системы нечего. Последний участник процесса формирует бланк и своей подписью его фиксирует. Недостаток - на бланке нет подписей всех остальных лиц.