Для примера создание панели для заполнения счета-фактуры

Private Sub Панель_СчФ()
'

'
On Error Resume Next 'Данные строки нужны для
CommandBars("СчФ к оплате").Delete 'отладки панели меню
'
Dim ПанельМеню As CommandBar
Dim Кнопка As CommandBarButton
' Dim РаскрывСпис As CommandBarComboBox
'
Set ПанельМеню = CommandBars.Add("СчФ к оплате")
'
' Кнопка 1 "Заполнить счет-фактуру"

Set Кнопка = ПанельМеню.Controls.Add(msoControlButton)
With Кнопка
.Caption = "Заполнить счет-фактуру"
.Style = msoButtonIcon
.FaceId = 593
.OnAction = "НачалоВводаДанных"
End With
'
' Кнопка 2 "Вставить строку в счет-фактуру"

Set Кнопка = ПанельМеню.Controls.Add(msoControlButton)
With Кнопка
.Caption = "Вставить пустую строку в конец счета-фактуры"
.Style = msoButtonIcon
.FaceId = 296
.OnAction = "ВставкаСтрокиСФ"
End With
'
' Кнопка 3 "Удалить строку из счета-фактуры"

Set Кнопка = ПанельМеню.Controls.Add(msoControlButton)
With Кнопка
.Caption = "Удалить выбранную строку из счета-фактуры"
.Style = msoButtonIcon
.FaceId = 293
.OnAction = "УдалитьСтрокуСФ"
End With
'
' Кнопка 4 "Занести СчФ в БД оформленных СчФ"
'
Set Кнопка = ПанельМеню.Controls.Add(msoControlButton)
With Кнопка
.Caption = "Занести СчФ в БД оформленных СчФ"
.Style = msoButtonIcon
.FaceId = 1591
.OnAction = "ЗаписьСФвБД"
End With
'
' Кнопка 5 "Сохранить на диске копию СчФ, СФ-1 и Дог"
'
Set Кнопка = ПанельМеню.Controls.Add(msoControlButton)
With Кнопка
.Caption = "Сохранить на диске копию комплекта документов для архива"
.Style = msoButtonIcon
.FaceId = 271
.OnAction = "СохранитьКопиюДокументов"
End With
'
' Кнопка 6 "Распечатать счет-фактуру"
'
Set Кнопка = ПанельМеню.Controls.Add(msoControlButton)
With Кнопка
.Caption = "Распечатать счет-фактуру с предварительной настройкой"
.Style = msoButtonIcon
.FaceId = 4
.OnAction = "ПечатьСФ"
End With
'
' Кнопка 7 "О программе"

Set Кнопка = ПанельМеню.Controls.Add(msoControlButton)
With Кнопка
.Caption = "О программе"
.Style = msoButtonIcon
.FaceId = 984
.OnAction = "О_программе"
End With
'
ПанельМеню.Visible = True
End Sub

Нужно просто сохранить измения в шаблоне. Эти иконки есть в любом Office. Их носить не нужно. При открытии документа в шаблоне будет считан код программы, и иконки появятся сами. Или вы хотите свои иконки, из файла - тогда в любом случае их придется носить с шаблоном.