Это "предложение о работе" составлял чайник. :) Видимо, имелось в виду, что для хранения информации в системе документооборота должны использоваться файлы, которые записываются с помощью XML. То есть, вам с одной стороны нужно понять, что же такое документооборот,а с другой, что же такое XML. А уже потом вы сможете попробовать разобраться как XML можно использовать при создании системы документооборота. :)

Кстати, по моему личному мнению, народ в очередной раз кинулся в крайность и XML начинают пихать везде, где надо и где не надо. При этом руководсвто очень часто считает, что внедрение XML снимет все стоящие проблемы, при этом приписывая XML возможности, которых у него нет и никогда не было. В частности, утверждая, что "внедрение XML позволит упорядочить информацию в вашей системе". Сам по себе XML ничего не уопрядочит, да и при использовании XML можно такой бардак развести...