Не надо боятся, что кто-то что-то сможет сделать с несуществующими записями. Не сможет, сервер не позволит.
Обновление данных на клиенте можно сделать через reQuery.
Остается задача, как клиент это узнает.
Как один из вариантов.
На сервере создается табла Users.

UserID int, UpdateTable bit

Сразу после коннекта (в FormOncreate) выполняется запрос

if not exists (select * from from users where userID=user_id())
insert into users (userID) values (User_id())

При удалении/обновлении данных в поле UpdateTable заногсится 1.

Клиенты, через определенные промежутки времени опрашивают эту таблицу.

select UpdateTable from users where userID=user_id()

Если единичка, то юзеру выкидывается табличка типа "Данные изменились. Обновить?"
если юзер соглашается, то делается reQuery и

Update users set UpdateTable=0
where userID=user_id()

А механизма для автоматического обновления нет

Я специально не стал писать, что для каждой таблицы можно сделать свое поле UpdateTableName. Не хотелось лишать Вас маленьких открытий.

Можно завести для каждой таблы свое поле, а можно сделать таблицу

TablesUpdate

UserId int
TableName char
IsUpdate bit

Таймеры будут опрашивать

select isUpdate from TablesUpdate
where UserID=user_id()
and TableName='TableName'

=======
Другие варианты
Все они все равно базируются на уведомлении клиента, что что-то изменилось.
Можно ему это посылать мылом.

Более сложный вариант.
Если данные в таблице удаляются, то тоже самое. А если изменяются, то в таблицу изменений передаются уникальные ключи записей и по запросу обновляются только измененные строки. Через Refresh. Но на мой взгляд, это лишний геморрой. Обновил всю таблу - и дело с концом.

Да, кстати, изменение таблицы обновления лучше делать в тригере.
============
Шестая банка выпита. Ваше здоровье!