Ты какую СУБД используешь, MSSQL ?
Я работаю с Oracle, и там такие вещи давным давно решены :-)
Переходи на Oracle .

В Oracle существуют два встроенных модуля, предназначенных для взаимодействия между соединениями, или сеансами (sessions). Это модули DBMS_PIPE и DBMS_ALERT. Также есть модуль Advanced Queuing (AQ).

У меня сделано на DBMS_ALERT.
Для отслеживания изменения таблички в триггере на эту табличку делаем посылку сообщения DBMS_ALERT.SIGNAL
На клиентах регистрируем заинтересованность в оповещении и на приход оповещения вещаем refresh набора данных.
С PIPE и AQ можно также это сделать, но там всё навороченнее, для более сложных задач.
А еще подробнее можешь в хелпе почитать :-)

Про траффик - это верно, стало его жалко. Поэтому сделал так - рефрешится только активная форма справочника и только в том случае, если фокус находится в этом приложении.
Ну и плюс дополнительная кнопка Обновить :-))
По желанию можно отключить автоматическое обновление, и пользоваться кнопкой.