sdku,

В основном нужно для вывода более сложных форм, чем просто одноранговый список фактов с заголовком и подвалом. Когда в одном запросе есть несколько подзапросов. Например внутри таблиц есть вложенные таблицы или в случае если при определенных условиях необходимо менять форму вывода.

Так же есть определенные формы отчетности которые должны выглядеть ровно так, как это присылает вышестоящие организации. В этом отношении редактор отчетов в Access предоставляет довольно скудные возможности.

Плюс данного подхода еще в том что если разобраться создавать готовые отчеты можно довольно быстро.