тот самыйМеня интересовала организационная модель централизованного ведения справочника в случае автономных баз.Утверждённый руководством организации регламент, описывающий процесс обновления (механизм, периодичность и пр.), где, в частности, указано, что в каждом подразделении назначается ответственный за этот процесс. Плюс приказ о назначении такого ответственного и его заместителя на случай отсутствия/болезни/отпуска, с ознакомлением под подпись. Это административная часть.

И техническая (на случай, если ввод списка товаров разрешён в подразделениях) - перевод БД на ключи типа GUID (в крайнем случае рандом), а также включение в регламент обновления процедуры ручной сверки ранее введённых в подразделении товаров с поступившими "из центра" и процедуры замены частных идентификаторов на общие (само собой, поддержанные с программной стороны).