Kassiaскрин формы прилагаю.
Первый блин?

Kassiaя хотела для каждого отдела создать переменную и туда вытащить значение. чтобы потом администратор мог их увидеть и поменять.
А вот этого не надо. Пароли устанавливать и менять должен только администратор задачи.

По коду (работать не будет, не парься, это максимум идея, а не код) - хранение пароля в открытом виде в поле доступной всем таблицы? ну-ну...

Судя по скрину, должна существовать таблица Подразделение-Пароль. И тогда эта форма - это обычная форма, а пары текстбоксов пароля и подразделения - это отдельные записи этой таблицы. Тогда кнопка не нужна, данные, внесённые в поля формы, сразу будут вноситься в записи таблицы.
Альтернативный вариант - свободная форма, не имеющая источника данных. А по нажатию кнопки будут по введённым данным формироваться соответствующие запросы на обновление (UPDATE) для каждой пары полей, которые можно выполнять, например, через DoCMD.RunSQL.

Kassiaони только ему видны.
От ить наивняк...
При старте БД в момент проверки пароля (от имени пользователя USER) данные таблицы паролей для сверки должны быть доступны этому пользователю на чтение. Следовательно, данные этой таблицы должны быть "видны" всем пользователям этой БД. И сокрытие самой таблицы тут мало чем поможет - получение списка таблиц БД, включая скрытые, штука несложная.