Можно выделить уникальные данные этого отчета и заносить в отдельную таблицу, и перед импортом проверять. Например, в моем случае, присылают отчеты в формате экселя и уникальной является связка: Город, откуда прислали отчет + ФИО заполнявшего этот отчет + Период отчета. Все эти данные содержатся на титульном листе каждого файла (вместо ФИО и Города предлагал использовать присвоенные идентификаторы, но заказчики программы упорно отказывались и потом нарвались на грабли - когда, например, вместо буквы "ё" писали "е" и т.д.).