Если важна сохранность информации, то mdb не лучший выбор
==
А про динамически меняющиеся отчеты могу сказать только одно - делать выброску в Excel. И волки целы и овцы сыты

>Ну допустим я решил вынести отчет в отдельный файл, как потом к ним обратиться

Dim xlsa As Excel.Application
Dim xwrb As Excel.Workbook
Dim xwrs As Excel.Worksheet
Set xlsa = New Excel.Application
'xlsa.Visable=true
Set xwrb = xlsa.Workbooks.Open(FileName:=PathToFile)
Set xwrs=xwrb.Worksheets("Name1")
И далее уже делаешь что хочешь с екцеЛем
Выкидывать данные на листы быстро и просто через
xwrs.Range("B2").CopyFromRecordset Recodset_ADO_or_DAO , например

Затем сформированный отчет можно показать как обычный лист екцеля так и встроить его (лист) в форму Акеса.
==
Возможно удобней в твоем случае будет Word - надо смотреть по необходимости