Что то я не догоняю.. За чем на 5 таблиц то? -)) Радикальное решение -))
У меня допустим есть таблица менеджеров
структура:
code (int), Manager (text), winuser (text)
У каждого документа есть поле owner (владелец)
При создании туда вносится id из таблицы менеджеров
Для находения ID юзера используется функция

Declare Function GetUserName Lib "advapi32.dll" Alias "GetUserNameA" (ByVal lpBuffer As String, nSize As Long) As Long

Public Function UserName()
Dim S As String * 128
GetUserName S, Len(S) / 2
UserName = Left(S, InStr(1, S, Chr(0)) - 1)
End Function

Это что у вас все юзверя входят в систему под одной учетной записью?!

Ну если по какой нибудь карточной системе, то вместо winuser используй код, что возвражает устройство для чтения катрочек, один фиг - не вижу в чем проблема..

Странная система.. безопасности получается ноль.. И как будет происходить авторизация в системе? Если для программы любой юзверь на одно лицо.. Что то здесь неправильно.. Что не могу понять -)) Все равно вне зависимости от системы авторизации, без таблицы юзеров не обойтись.. По ней определяется принадлежность к группе позьзователей, выдается статистика по продажам, ну короче все строится на этом.. Система прав доступа наконец..

А что это за сокращение ? к\л -))

Странная система авторизации, ну так ладно, каждый извращается в меру своей испорченности -))
У нас проще, домен и по вин логину авторизует. На критичные участки ПО, специальное устройство для чтения смарт карт.. Без неё - никуды..

В догонку.. При исползовании глобальной переменной, могут возникнуть проблемы. При возникновении ошибки все значения пременных обнуляются.. Я бы советовал создать hidden форму и использовать её как контейнер для хранеия значений..