Схема будет проста, но трудна для выполнения
Или создавать квадратики каждый раз ручками (тогда твоя прога не будет работать в mde) или создать максимально возможное число квдратиков и управлять их видимостью и заголовками
Квадратики можно сделать как текстовым полем, так и, например, кнопкой. Или еще чем-то.

Если сделаешь форму, сможешь на свои квадратики повесить обработчики событий (типа вывод подробных сведений о квартире, оплате и т.п.)

Если сделаешь отчетом - то тока печать.

Присвой квадратикам унифицированные имена например: quat_001, quat_002.
В цикле будешь перибирать кол-во комнат/квартир и отображать/изменять их заголовки.
Например, если в квартире 5 комнат, то показываем с quat_001 по quat_005

Ну тогда отказавшись от mde, динамически создавать квадратики и строчки.

З.Ы.
А если использовать условное форматирование, к-ое будет сравнивать скрытое поле кол-во комнат в квартире и делать фон и текст прозрачным, взависимости от значения скрытого поля? Хотя нет: создать можно всего 3 условия

В Excele можно сделать все.
Была у меня (давно) одна такая программулька - рисовала блоки рекламы "Занято-Свободно". В примечаниях к ячекам делал подробную аннотацию по заказу. Была кнопочка с возможностью открыть договор на рекламу. В твоем случае: подробные свденеия по квартире/комнате/кавртиросъемщику.
Вообще-то - это выход. Excel рулит!!! Так что, благодари V. Motchulsky за идею.