Действительно, не совсем понятно объяснили. Тем не менее, иерархическая группировка конечно возможна через простое самообъединение таблиц (поле "Родитель", ссылающееся на первичный ключ.
Заполнять такую иерархию можно средствами Access XP вплоть до 7-го уровня включительно, для чего достаточно воспользоваться вложением друг в руга нескольких табличных форм, свзанных по полю "Родитель". В этом случае такая форма будет открываться с возможностью редактирования записей в подтаблицах.
Если надо "перетаскивать" уровни иерархии, то придется воспользоваться элементом treeView, который позволяет представлять иерархические данные и поддреживает Drag And Drop.
Выбрать определенный уровень всегда можно запросом:

SELECT * FROM Таблица WHERE Родитель = <Код родительской записи>

Если в такой таблице будут храниться ссылки на разные другие таблицы - это не есть хорошо, в том плане что дядя Кодд это не одобряет :), причем правильно делает. Но если уж вам это так надо, то надо в вашу тиблчку добавить поле "Тип", определяющее куда ведет ссылка. Правда, организовывать такую струкетуру лучше не надо - SQL не имеет стандартных приличных средств работы с таким образом организованными данными.
Я бы посоветовал все же попробовать сделать табличку "Документы", на которую будут ссылаться своим первичным ключем все типы документов, а уже на нее то и устанавливать всего одну ссылку. Тогда выборку можно будет делать с использованием OUTHER JOIN и дядюшка Кодд не будет возражать :).

Лучше то лучше, да только не понятно где эти самые поля находятся: в одной и той же записи одной и той же таблицы или как?
Где счиать то надо? В запросе? В форме?