Когда формируешь новый заказ, на событие "отсутствие в списке" предлагаю повесить следующую процедурку:

----------
Private Sub Контрагент_NotInList(NewData As String, Response As Integer)
On Error GoTo NoInList
Dim new_agent As Integer, msgtitle As String, msgdialog As Integer
Const mb_yesno = 4
Const mb_iconexclamation = 48
Const mb_defbutton1 = 0, idyes = 6, idno = 7
msgtitle = "Контрагента нет в списке"
msgdialog = mb_yesno + mb_iconexclamation + mb_defbutton1
new_agent = MsgBox("Добавить нового контрагента?", msgdialog, msgtitle)
If new_agent = idno Then
Response = DATA_ERRCONTINUE
Else
DoCmd.OpenForm "Контрагент", acNormal, , , acAdd, acDialog
Response = DATA_ERRADDED
End If
agent_exit:
Exit Sub
NoInList:
MsgBox Err.Description
Resume agent_exit

End Sub
-------------------

После этого, при вводе заказа с новым контрагентом, будет открываться формочка, куда будет вводиться контрагент и дальше можно будет его выбрать.