авторТаскать значок с базой наверное и WinApi.
API-то зачем? Проверили при старте файлик, отсутсвует - вытащили из таблицы.

авторА хранить в поле OLE?
Да, но не как OLE, а просто как бинарные данные.

Например так записать в файл (упрощенно):
Public Sub WriteDataToFile(fileName As String, tableName As String, fieldName As String)
Dim b() As Byte
b = DLookup(fieldName, tableName)
Open fileName For Binary Access Write As #1
Put #1, , b
Close #1
End Sub

Из файла в таблицу:
Public Function GetDataFromFile(fileName As String, tableName As String, fieldName As String) As Boolean
Dim b() As Byte, i&, rst As DAO.Recordset, fLen&
On Error GoTo err_GetDataFromFile
fLen = FileLen(fileName)
ReDim b(fLen - 1)
Open fileName For Binary Access Read As #1
Get #1, , b
Set rst = CurrentDb.OpenRecordset(tableName)
With rst
If .RecordCount = 0 Then
.AddNew
Else
.MoveFirst
.Edit
End If
.Fields(fieldName).AppendChunk b
.Update
End With
rst.Close
Set rst = Nothing
GetDataFromFile = True
exit_GetDataFromFile:
Set rst = Nothing
Close
Exit Function
err_GetDataFromFile:
GetDataFromFile = False
Resume exit_GetDataFromFile
End Function