Шпинат,

Лотус для этого предназначен (документооборот в прямом смысле), обращаешься к серверу с запросом - получаешь документ (ы)...
а Access что ? Среда для разработки. Ну клиентское приложение на выходе. Ну обычное хранилище данных. Отсюда и плясать... Access совсем не альтернатива лотусу

ШпинатNavision не система для документооборота, но тоже умеет.

Акцес тоже много чего умеет, тут даже многие считают, что на акцесе можно реализовать всё, ну или практически всё...
Возможны варианты:
1. Хранилище акцесовское + приложение на акцесе или не на акцессе.
2. Хранилище не акцесовское + приложение на акцессе.
Пункты 1 и 2 исключительно потому, что вы уперлись именно в Access и другие варианты (без акцеса вообще) трудно себе представить.
Осталось только более четко сформулировать свое ТЗ, я начну, а вы продолжите:
а). выберите для себя пункт 1 или 2
б). Сформулируйте ниже свои задачи (а не методы их решения, возможно методы будут совсем другими)
- хочу чтоб была возможность хранить разнородные файлы (это как я понимаю обязательно...)
- хочу чтоб была возможность...
- хочу...
- хочу....

Шпинат- Пользователь получает e-mail с гиперссылкой

мне кажется самое оптимальное рядом с сервером MS SQL поднять WEB сервер с одной страничкой, который и будет обрабатывать эти гиперссылки...

с другой стороны ссылка по e-mail по уровню оперативности оповещения равносильна оповещению при запуске самого фронт-энда (не запустил - не узнал о просроченной заявке). В этом случае можно создать таблицу оповещений и бросать в нее оповещения о просроченных заявках с привязкой к пользователям. Пользователь же при входе в систему, после авторизации - сразу же получает список просроченных заявок, если таковые имеются, например в главной форме в виде небольшого списка.

Шпинат,

Ну и акцес может прочитать почтовый ящик, найти в нем письма от определенного адресата, вытащить из них ссылки и .... (например и при старте и принудительно) если отправка по мылу уже работает