Очень часто используют базы данных по следующей схеме:

Формы и управляющий к ним код в одном файле (mdb или mde), а таблицы с данными в другом файле. Связь осуществляется посредством механизма Связанных Таблиц. С меню "Сервис" существует диспетчер связанных таблиц (если он конечно установлен).

Связанные таблицы могут относиться в другой файл в формате MDB, могут посредством ODBC доступаться к серверу базы данных и т.д. Там много вариантов.