Если Вы "завязаны" на физический порядок следования записей, то при любом раскладе на момент вставки записи придется выгонять всех пользователей. Как минимум, блокировать доступ к этой таблице.

Многопользовательское решение - это введение дополнительного поля с порядковым номером следования плюс индекс по этому дополнительному полю. Однако это решение требует изменения программного кода, чего Вы, судя по всему, сделать не можете (хотя странно. Блок вычислений - это должна быть одна процедура, т.е. изменения коснуться только одного модуля.)

Методику вставки в нужное место Вам, по сути, тоже уже объяснили. Возможны 2 варианта:

1) APPEND BLANK + сдвиг содержимого записей на одну запись вниз до тех пор пока не освободится нужная запись. Как "сдвинуть"? Ну, тут возможны варианты...

2) Существуют старые DOS-команды

INSERT BLANK BEFORE
INSERT BLANK AFTER

Физическая вставка записи перед/после текущей записью. Но эти команды требуют эксклюзивный доступ к таблице плюс ряд ограничений на свойства таблиц. Т.е. работают, но в очень ограниченных условиях.