Вы слишком спешите начинать проектировать. Перед проектированием сначала подробно ознакомитесь с архитектурой лотуса, с его основными принципами. Лотус, это не просто база данных, это информационная среда, которая обеспечивает совместную работу пользователей. Он хорош для использования в больших и средних компаниях, когда из одной коробки сразу же можно получить почтовую систему с доступом через толстый и тонкий клиент (а так же с мобильного), документооборот, корпоративный справочник, бесплатный офисный пакет (мало используется в наших странах), различные базы для обсуждений и хранения документов, корпоративный чат.
Далее уже компания по желанию может внедрять различные самописные системы автоматизации бизнес-процессов с цифровой подписью и шифрованием и т.д.
Что бы во всем этом разобраться начните с азов, купите книгу по лотусу, напишите пару простых баз, потом сложнее и так далее.
Попробуйте почитать вот эту книгу, для начала: http://www.ozon.ru/context/detail/id/3291420/

Каких-то конкретных советов по проектированию вы вряд ли получите, есть различные особенности о которых просто надо знать (например, нельзя использовать формулу отбора @Now в представлениях).
Архитектура лотуса построена на "документах". В документе хранятся все данные по одной конкретной записи (если провести аналогию с РСУБД). Формы это визуальное средство представления документов, т.е. один и тот же документ можно открыть в разных формах. Представления нужны для того что бы отбирать по определенным полям документы.
Относительно вашей задачи самое простое решение:
1. Делаете форму оборудования с набором полей которое его характеризует. Определяете какие статусы у этого документа могут быть (списанный, новый, ремонт)
2. Строите различные представления которые будут отбирать документы.
3. Определяете роли пользователей, что бы разграничить им действия (например, ИТ может редактировать характеристики оборудования, но списать оборудования может только Бухгалтерия)
4. Пишите агенты которые будут в фоновом режиме обрабатывать ваши документы по необходимым алгоритмам
5. Красиво оформляете базу
Написать такую базу, можно за пару часов.