Проблема частично описана в моих же топиках "Несколько разных классификаций документов" и "БД для документов на платформе Access". Немного повторюсь.
Требуется обеспечить учет документации. Она может существовать как в электронном, так и в печатном виде. С печатными экземплярами все вроде понятно. Созданы таблицы "Документы" и "Экземпляры". Соответственно в "Документах" отображается информация о документе вообще, а в "Экземплярах" – о данном конкретном экземпляре (пока только печатном). Никак не определюсь, что же делать с файлами. С одной стороны, независимо от количества экземпляров, документ характеризуется, по крайней мере, одним и тем же содержанием. Поэтому если я сделаю файлы документами, то при каждом изменении содержимого этого файла надо будет создавать новый документ, который и будет являться измененным файлом (или измененный файл – документом). С другой стороны, эти файлы как бы про одно и тоже. Например, в список поздравлений с праздником добавляются все новые и новые лица. Список вроде про одно и тоже, но содержание разное. Сделав же файлы экземплярами некоторого документа, я войду в противоречие с основной концепцией про постоянное содержание документа. Сам пока все-таки склоняюсь к варианту, что файлы должны быть документами. Может быть, делать абстрактный документ, но ограничивать существование его электронных вариантов одним экземпляром?
Файлы, думаю, будут храниться только на файловом сервере, а то копии разбегутся, потом замучаешься искать. Открывать, менять файл можно будет только из БД, другие способы, меняющие признаки файла будут приводить его, с точки зрения БД, в невалидное состояние.

2 mcureenab
> Для электронных, в отличии от бумажных, документов понятие экземпляра имеет скорее системное, чем прикладное значение. Это объясняется очень простым механизмом копирования электронных файлов.
Это я уже понял, поэтому и предложил вариант, что файлы лежат на файловом сервере.

> Что касается безопасности, то нужно следить, чтобы копии документа не попали в плохие руки.
Кто что копирует – его дело. Я все равно не смогу реализовать имеющимися средствами запрет на копирование файлов (хотя как логичное развитие в направлении безопасности это было бы неплохо!).

> Непротиворечивость обусловоена тем, что копию электронного документа легко изменить, так что будет не понятно, имеем мы дело с подлинными сведениями, или они искажены. Чтобы решить эту проблему в электронном документе обычно указывают URL его главного экземпляра, так что при необходимости каждый может сравнить свою копию с оригиналом.
Боюсь, одним указанием URL не обойдется. Это слишком муторно – просматривать n-страничный файл на предмет возможных изменений в нем. Но вот можно попробовать обеспечить аутентичность содержания каждого файла средствами БД.

2 ModelR
> Если файлы лежат отдельно на файл-сервере, то что для файла, что для бумажки, БД содежит регистрационные карточки (РК). Далее можно различать РК документа (какие то общие сведения) и РК экземпляров (подлинников, учтенных копий) - это уже от логики приложения.
Ну да, так, в общем-то, и есть. Теперь надо придумать к чему привязать файлы (с учетом изложенного в моем предыдущем посте).

2 Кифирчик
> есть всякие контрольные суммы, ЭЦП и тому подобное...
оценить идентичность двух файлов по моему вообще не проблема
Так я что-то наподобие и предлагаю сделать. Кстати, что такое ЭЦП?

2 ModelR
> Как правило экземпляры едины по теме, наименованию, оригинальному содержанию. Но в экземпляры можно вносить изменения (карандашом или Word'ом) независимо друг от друга.
Экземпляры ОБЯЗАНЫ быть едины по … (вышеперечисленное), иначе какие же они экземпляры. Как только это произойдет (внесение изменений), экземпляр перестает быть таковым и становится документом. Значит, мы должны либо запретить вносить изменения в экземпляры, либо установить порядок, при котором, после работы с экземпляром (и превращением его в документ) все прочие экземпляры, утратившие актуальность, отзываются, а новый документ размножают в том количестве экземпляров, в котором нужно. Поэтому не может быть какого-то "подлинного" экземпляра, и остальных "не подлинных". Ставится просто для документа статус "на доработке" и все, обладающие его экземплярами, в курсе, что скоро их отберут и взамен выдадут новые. Имхо.
Также и в файле. Поскольку он один и лежит на файловом сервере, то он и документ. Хошь – копируй его себе на комп и смотри, хошь – распечатай. Но открытие файла у себя на компе не из-под базы делает его невалидным и его уже нельзя будет так просто всунуть назад (защитились от возможных несанкционированных изменений). Равно как и распечатка, не будучи учтенной в базе, никакой юридической силы не имеет. Конечно, тут должны быть и административные меры, но это решаемо.

> Документ может изменяться. Порядок изменений и когда количество изменений переходит в необходимость выпуска нового документа - вопрос конкретного приложения.
Да, согласен. И вышесказанное этому не противоречит.

> Еще раз скажу, слово "документ" заезжено до полной непригодности без какого-то определения контекста.
Да, похоже, наши разногласия базируются на различных трактовках. Я придерживаюсь мнения, что Документ – некая совокупность информации. Это как бы с общей точки зрения. Поэтому, если содержание этой информации меняется, то, в принципе, это приводит к появлению нового Документа. Хотя до определенной поры могут быть и просто изменения в Документе, но только до поры. Затем, согласно диалектики, количество перейдет в качество, и Документ будет переиздан в новой редакции (м.б. даже поменяет название), хотя по сути останется тем же. Экземпляр, имхо, обязан обладать абсолютной аутентичностью, т.е. его содержание должно в точности совпадать с содержанием документа.

Теперь с точки зрения классов объектной модели. Существует суперкласс Документы, для которого справедливо все вышесказанное и существует суперкласс Экземпляры Документов.

> А до этого он кем был? т.е. получается экземпляр документа - это не документ.
Да, не Документ в том аспекте, какой подразумеваю я. Разъяснения см. ниже.

Теперь с точки зрения физического проектирования. Существует таблица Документы, связанная со многими другими, которые описывают отношения Документов между собой и т.д. Существует таблица Экземпляры Документов, где присутствуют записи о каждом экземпляре документа. В плане физического существования документы как таковые не существуют – это идея. А экземпляры существуют физически, могут быть учтены, скопированы, уничтожены и т.д. Вот тут-то мы и натыкаемся на некий дуализм природы файлов. Набрав текст в Word, мы имеем идею (Документ), нажав кнопку "Сохранить" – получаем Экземпляр. Запретив какие-л. операции с файлом и возможности снятия экранной копии, наш файл, по сути, остается Документом, хотя и продолжает существовать физически. Это как если бы мы уничтожили все экземпляры какой-л. книги, но продолжал бы существовать человек, который помнит ее наизусть. Если же мы допускаем существование многих копий этого файла, то мы либо должны обеспечить неизменность содержания в них (условие, при соблюдении которого копия файла является экземпляром), либо принять постулат, что любое несанкционированное изменение (в контексте обсуждения – не из-под СУБД, а, скажем, открытие через Проводник) приводит к утрате экземпляром аутентичности. Тут, кстати, еще одна интересная особенность – любые исправления в экземпляре бумажного документа, позволяющие отделить их от исходного текста, не ведут к утрате аутентичности, т.к. всегда можно прочитать исходный текст. Как только я замажу пару страниц корректором или чернилами, аутентичность утратится. Вот тоже самое с файлами.

> Но в экземпляры можно вносить изменения (карандашом или Word'ом) независимо друг от друга.
Да, конечно, всегда для работы можно сделать распечатку (или копию) и на ней делать исправления. Но в таких случаях должны быть приняты меры, отделяющие этот экземпляр от остальных. Вот лично я не смогу контролировать копирование файлов. Поэтому файлы, представляющие собой Документы, предполагается держать в единственном экземпляре на файловом сервере. Хочешь на его основе сделать новый Документ – сними копию, твори в ней что хошь, а потом, будь добр, зарегистрируй новый Документ в БД. В общем, тут зависит от того, какие требования закладываются. Я думаю не усложнять себе жизнь.

> И как быть с договорами в двух бумажных экземплярах?
Смотря какие задачи Вы перед собой ставите по обращению с этими бумажными экземплярами. Если Вам нужно их учесть, то перед Вами – физическое воплощение двух записей в таблице Экземпляры, а также одна запись в таблице Документы, если эти экземпляры идентичны по содержанию и иным признакам, определяющим договор. Если Вы, предположим, хотите что-то изменить в этом договоре и начали делать исправления на одном бумажном экземпляре, то в таблице Текущих Статусов Документов появится запись о том, что этот документ "на доработке". Не знаю, может ли документ иметь одновременно несколько текущих статусов.

> Пока я исхожу из документа как доказательства (для начальства, партнеров, суда)
Если Вы в суде (на совещании начальства, собрании партнеров) упоминаете некий всем известный закон, то Вы имеете в виду Документ. Если же Вы в суде (и т.д.) предъявляете брошюру, где он распечатан, то это - Экземпляр, и Вы отвечаете за то, что его содержание полностью соответствует содержанию Документа.

Много наговорил.

З.Ы. Что-то какие-то странные вещи творятся с сохранением этой страницы. Сохраняю ее как "Веб-страницу, полностью" (на домашнем компе). Затем открываю там же – все нормально. Архивирую zip'ом в Total Commander папку со всеми подобными файлами, записываю архив на диск и несу на работу. Распаковываю, все другие страницы – нормально, а у этой основной фон – черный. Что за фигня?

Не, я, в принципе, не возражаю, что логичнее файлы сделать экземплярами. Я просто пытаюсь показать, что при определенных допущениях они могут быть и документами. Ну что ж, может быть, так и неправильно.
Но все-таки, зачем нам разрешать менять что-то в копиях файла, проверять затем ЭЦП, чтобы уткнуться в то, что мы все равно не знаем, что конкретно там могли поменять? Там, может, всего запятую переставили ("казнить, нельзя помиловать"), а смысл поменялся кардинально. Нам нужен этот гемор с проверкой измененных данных? Или я не учитываю каких-то ситуаций?

> предполагается, что мы начали с чистого листа, а не редактируем имеющийся файл
предполагается, что может быть и так и эдак. Пользователь может создать новый файл, а может редактировать имеющийся сколько его душе угодно. Пока это просто файл. Когда же сведения в файле начинают представлять из себя нечто ценное с точки зрения учета этой информации как документальной, пользователь из базы добавляет этот файл как документ. Все, с этого момента любые изменения, сделанные не из-под базы, приводят к тому, что файл теряет свою ценность. И пофиг, что там кто натворил. Он там, может, вставил запятую, а потом ее убрал. Разбираться ломы. Расстреливаем юзера или отрубаем шаловливые ручки, а остальным объявляем: нельзя трогать документы, занесенные в базу ибо нехорошо. Надо вам там что-то поменять – сделайте себе еще один документ и меняйте что хотите. Решите, что количество сделанных изменений переросло в качество – добавьте этот новый документ тоже в базу. Механизм в чем-то сходен с возможностью создания копии файла после каждого клика на кнопке "Сохранить" в Word'е. А использование ЭЦП – просто помощь в выявлении шаловливых ручек. Я не против использования ЭЦП. Это просто другой механизм, сохраняющий ту самую аутентичность документа. Правда, пока не знаю программных способов работы с этой штукой (API какие-н. есть? что-то еще? с какой стороны вообще к ней подходить?). Если найду способ как это использовать – попробую.

> Не понял, а если мы его скопируем - он перестанет быть документом?
Конечно, не перестанет. Только как мы гарантируем, что в этой копии никто ничего не поменял "по дороге"? Допустим, кто-то что-то не так написал в каком-н. документе. Начальство требует показать текст. Ушлый юзер копирует файл на дискету (свой комп и т.д.) и чего-то там подправляет, дабы не получить по шапке. Теперь два варианта: юзеру верят, что так все и было и на том все кончается. Второе: юзеру не верят и пытаются сопоставить два варианта – тот, что юзер притащил, и тот, что зарегистрирован в базе. Сопоставляют свойства файлов (наличие цифровых подписей или что-н. еще). Сходится – объявляют благодарность, нет – ставят раком. Возможность распечатки не рассматриваю, т.к. все равно базируется на файле, свойства которого всегда можно проверить.

Т.е. я все это к чему подвожу: если у копий (файлов) свойства, гарантирующие неизменность, совпадают, то с точки зрения этой самой неизменности пофиг в скольких экземплярах на каких компах лежат. Но не пофиг, если юзеры себе их накопировали и пользуются, не обратив внимания на то, что они уже давным-давно устарели. В последнем случае да, имеет смысл учитывать их как экземпляры и просить юзеров стереть их во избежание ошибок. Правда тогда придется как-то отслеживать копирование? стирание? запись новых файлов? А в моем варианте открыл себе файл на сервере и знаешь, что уж тут над ним никто ничего не учинил. Почитал, сварганил новый и спи спокойно. Работаешь пока над новым сам – не регистрируй его пока.

Кстати, еще такая ситуация. Как только файл зарегистрирован как документ в базе, за него несет ответственность тот, кто его зарегистрировал (а не создавал, исправлял и т.д.). Теперь если выяснится, что на основе этого документа кто-то что-то сделал не так, всегда можно выяснить кто неправ: зарегистрировавший или следующий за ним. Ведь документ уже теперь будет существовать в неизменном виде и нам не надо разыскивать кучу копий по всем компам, может в какой-то из них было все правильно? Нашли неправильный документ, создали на его основе новый, поправили, зарегистрировали, неправильному придали статус "отменен" (или как-н. еще).

Все, конечно, имхо.

Может, еще кто-н. выскажет соображения на эту тему?

Ну, меня почти убедили связать файлы с экземплярами, как было в моей первоначальной схеме. Спасибо всем поучаствовавшим! Но остались сомнения по обращению с этими файлами. Тут я пока остаюсь при своем мнении, что каким-то образом придется обеспечить аутентичность их содержания. В принципе, действительно, неплохой вариант использовать ЭЦП, но многие ли умеют ей пользоваться? Как определить, имеет ли файл цифровую подпись? В общем, повторю свой вопрос про существование API для ЭЦП. Буду очень признателен за ссылки по этой теме.

2 Хомяк
> Из указанных топиков я нашел только один
Вот ссылки на оба: /topic/437522
http://www.sql.ru/forum/actualthread.aspx?tid=490250&pg=-1

> Не знаю детально Вашей задачи
Да вот в том-то и дело, что никто не знает, что, собственно, должно быть.
Вот как звучат требования, которые должны соблюдаться:
"Организация должна установить и поддерживать процедуры управления всеми документами, являющимися частью системы качества (разработанными в рамках организации или поступившими извне), такими как регламенты, стандарты, другие нормативные документы, методы испытаний и/или калибровок, а также чертежи, программное обеспечение, технические условия, инструкции и руководства, хранящиеся на любых носителях в любом виде. Недействительные или устаревшие документы оперативно изымаются из всех мест выпуска или использования, либо другим образом предупреждается их непреднамеренное использование. …. Должны быть установлены процедуры для описания того, как вносятся и управляются изменения в документах, хранящихся в компьютерных системах." Вот, собственно, и все. Как именно это сделать, конечно, не указано. Спасение утопающих – дело рук …
Я пока предположил, что коль скоро есть в организации электронные документы (в основном это файлы Word и Excel), то, согласно этим требованиям, нужно:
1. Обеспечить невозможность внесения несанкционированных изменений в файлы или обеспечить невозможность незаметного внесения таких изменений
2. Хранить аутентичные файлы на файловом сервере в единственном экземпляре (с этой точки зрения они больше сходны с документами), т.к. все равно невозможно запретить копировать какой-л. файл. Да и смысла копировать его особого нет, т.к. его всегда можно открыть прямо на файловом сервере (сейчас так и есть).
Проблемы начинаются, когда в файле делаются какие-то изменения (существенные или нет – дело десятое). Можно, конечно, создавать как бы разные версии одного и того же документа, не меняя названия, но будут ли это экземпляры?

> в моем случае один экземпляр мог содержать несколько файлов
Об этом я не подумал, но Вы привели хороший пример. Только почему обязательно экземпляр? С таким же успехом это может быть и документ. Например, несколько страниц текста в Word + схема в jpg – составляющие паспорта очистных сооружений предприятия, который является документом.

up