Это правильно. На основании документов и должны вводиться данные. Другое дело, что даже в документах иногда бывают ошибки. Но не будем касаться этой темы.
В вашей системе есть входной контроль?
Горизонтальный контроль (фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия, номер паспорта) самый простой. Но есть еще вертикальный контроль - непротиворечивость событий (например, после получения документа 'паспорт' нельзя изменить документ на 'свидетельство о рождении'). Хороший горизонтальный и вертикальный контроль реализован в ГАС "Выборы"

И еще... Как в системе реализованы события, связанные с адресами места жительства (прибытие, убытие). Делится ли прибытие на прибытие в пределах города и прибытие из другого нас. пункта?
Хорошо бы увидеть саму привязку человека к адресу (полагаю, это отдельная таблица). Тему самого хранения адресов предлагаю не затрагивать.

В масштабе государства можно спроектировать точно такую же БД, как и в масштабах небольшого города, если заранее решить проблему хранения адресов, документов. И, главное, организационно сплотить работу соответствующих служб