А какие вообще задачи планируется решать с помощью этой БД? Наверное, не только разбивку документов на входящие-исходящие?

2 nosorog
> задачи стандартные для любого отдела
Увы, "стандартных" задач – великое множество. Вы описали лишь их небольшую часть. Ну что ж, давайте порассуждаем в этом топике как это лучше сделать. Я, кстати, добавлю те, которые планируются у нас. Может, еще кто подключится… Кстати, у вас документация только в бумажном виде или в электронном тоже?

Начнем с уточнения круга задач (в скобках – ссылки на информацию к размышлению) (для начала с чем мы вообще имеем дело? - http://www.sql.ru/forum/actualthread.aspx?tid=476860):
1. Поиск документов по различным (я так даже думаю, произвольно добавляемым и назначаемым пользователями) атрибутам (название, тип и т.д).
2. Отслеживание цепочек документов. Причем здесь Вы подразумеваете цепочки по абонентам, а могут быть еще а-ля docflow, когда один документ должен вызывать к жизни другой и т.д.
3. Учет копий документов (как их самих, так и где они).
4. Учет изменений в документах, а также состояний/статусов (о терминологии потом поговорим) самих документов.
5. Категоризация (классификация) документов. (/topic/437522)
6. Управление действиями с документами, в принципе, может относиться к п.1 (http://www.sql.ru/forum/actualthread.aspx?tid=432110, /topic/493346)
7. Права доступа будем рассматривать, если да, то в каком объеме? (/topic/492589)
8. История изменений?

Конечно, тут ссылки не на все топики, я привел в основном на свои, чтобы было ясно мое мнение по этим вопросам.

З.Ы. Мы сейчас создаем топик, который вызовет море дискуссий (больше всех нам достанется, конечно, от guest_20040621). Надеемся, что критика будет конструктивной.

2 nosorog
> постить могу только в рабочие дни поэтому отвечу в пнд
Ничего, я никуда не спешу.

> Вы как то оч широко и глубоко решили копнуть (имхо) я не программер
Дак ведь и я не программер. Потом, я сознательно решил расширить круг вопросов, чтобы и другие к нам присоединились. Ведь эта задача у очень многих.

> задача по разработке БД отдела передо мной не стоит.
А она потом обязательно встанет. Захочется добавить что-то еще и еще. Поэтому планировать лучше сразу. Ну хотя бы ясно представлять, от чего мы откажемся сознательно.

> Просто решил облегчить жисть нашей секретарше.
А я хочу облегчить жисть себе, в том числе и тем, чтобы потом не переделывать по сто раз структуру БД.

> Бумажные док хранить в БД не вижу смысла ведь тогда их придется сканировать и заводить в БД, а это не облегчит а усложнит жисть (имхо)
На самом деле это только вариант (сканировать), можно вообще-то работать и только с бумажками. А сканирование, кстати, решает многие вопросы. Так что на счет усложнения – это как сказать…

> Достаточно давать краткое содержание док в поле ТЕМА. Надеюсь акс сможет искать док по отдельным словам и фразам хранящимся в этом поле???
Погодите, до структуры дойдем. Ну, если очень хочется сразу забежать вперед и поговорить о поиске по ключевым словам, давайте немного забежим. У меня тоже была задача сделать поиск по ключевым словам. Вообще-то, лучше было бы даже полнотекстовый, но прочитав все, что удалось найти по алгоритмам на эту тему, я понял, что это для меня слишком. Решил, что поиск будет осуществлен по "ключевым словам", взятым из названия, а также по собственно ключевым словам. Поэтому сделал так:

Поиск по фразам реализовать не удалось (создание поисковой машины а-ля Yandex, Google и т.д. – это уж слишком), но мне это и не нужно.

> что-то не видно желающих поговорить ваще !!!
Ничего, если будет интересно, народ подтянется.
Вы прочитали топики, на которые я привел ссылки? Тогда начнем потихоньку?
Основные мысли я высказывал в топике "Несколько разных классификаций документов". Пока почти все осталось также, в чем я засомневался – стоит ли выделять ВЕРСИИ как отдельную сущность? Не являются ли версии ДОКУМЕНТАМИ?
Наверное, самое время начинать договариваться о терминах. В моем понимании ДОКУМЕНТ – некоторое количество информации, объединенное по смыслу и имеющее название, а также определенное содержание. Может иметь и другие атрибуты в зависимости от того, к какой сфере относится. Имхо, один и тот же ДОКУМЕНТ не может иметь разное содержание, поэтому я и сомневаюсь в целесообразности выделения ВЕРСИЙ.
ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА – физический способ существования (в разных вариантах – бумажном, электронном) ДОКУМЕНТА. Содержание и название, естественно, совпадают с таковым ДОКУМЕНТА. Много других атрибутов, определяемых по потребности.
Жду комментариев.

З.Ы. Что-то я в прошлый раз забыл прицепить схему для ключевых слов. Исправляюсь.

Мы сейчас основные сущности определяем. Толковый словарь устанавливает понятие, мы вдобавок определяем его связи. Ну, скажите, в каком толковом словаре Вам напишут как связаны ДОКУМЕНТ и его ЭКЗЕМПЛЯР?
Лучше напишите, что думаете про версии.

Э-э, батенька, как же Вы писать собираетесь, а букв не знаете?
Не то чтобы я про это все знаю, но хоть понятие (представление) об этом иметь надо. Поищите по этим ключевым словам в гугле, т.к. у меня готовых ссылок нет, к сожалению.
Прошу прощения за бестактный вопрос: а кодить-то Вы умеете?

> я не программер
В смысле кодить будет кто-то другой? "Не программер" - я подразумеваю, - не заканчивал соответствующий вуз, факультет и т.д. Но не то, что "совсем не умею ничего из того, что надо уметь".

> задача по разработке БД отдела передо мной не стоит
Даже если нет задачи на целый отдел, а всего лишь для одного человека, проектировать, кодить, тестить и т.д. все равно придется. Если по этим вопросам навыков совсем-совсем нет, а задачу хочется решить быстрее, то лучше обратиться в форум "Работа". Иначе - быстренько садиться за учебники и все это срочным порядком штудировать, хотя очень быстро все равно не получится.
Я так понимаю, поэтому и нет комментариев по обозначенным мной вопросам?