1. Рекомендую попросить администратора перенести Ваш топик в раздел "Проектирование БД"
2. Рекомендую поискать там же обсуждение этого вопроса -- там есть готовые гм.. не решения, а так, общие наброски.
3. Сделать можно например так:
LIST (L_ID, L_NAME, L_TYPE...)
LIST_TREE (L_ID, PARENT, ...)

Первая таблица -- это таблица со всеми справочниками
Вторая -- дерево, как организовывать иерархического дерево, поищите в этом форуме.
Распределение доступа -- отдельный вопрос и по нему тоже уйма инфы.
Ну как красивого клиента забацать, это уже дело времени. На чем больше всего нравится и получается, на том и пишите, всяко красиво будет, если с умом...