vitaliy14,

1. Если система разрабатывается и Вы можете менять структуру данных, то я бы сделал по-простому:
- Создал бы справочник регионов и справочник учреждений.
- Каждому учреждению выдал фиксированные номера региона и учреждения. А они бы эти номера заносили в требуемую запись. Можно предусмотреть в программе автозаполнение этих данных на основе некоторых настроек (например, внести эти данные в ini/config-файл)...

Тогда первичный ключ будет: № региона+Номер учреждения...

2. Если система уже разработана, то надо посмотреть на записи и выбрать те поля, которые являются условно-постоянными при заполнении записей одного учреждения и отличаются значением (хотя бы в одном поле из набора) для разных учреждений, т.е. тот набор полей, которые позволяют однозначно идентифицировать поставщика данных...