завести словарь слов с привязкой к категориям и в цикле перебирать

YuriyBа где можно взять подобный словарь ?
может, конечно, есть у кого-то готовый, но можно и самому сделать. Делаете 2 списка - категорий (ID, NAME) и слов (NAME, CAT_ID), вначале оба пустые. Запускаете сканер по тексту (или как там у вас эти слова появляются), получаете очередное слово, ищете его в списке слов, если есть переходите к следующему, если нет показываете диалог с комбобоксом и едитом (для категорий и найденного слова), если категорий для данного слова нет, то добавляете новую категорию иначе просто выбираете из списка. Чем больше текстов "скормите" этой "обучалке", тем реже будет впоследствии появляться диалог выбора.

ps Это, конечно, самый примитивный способ, к тому же без учета словоформ и т.п., но ваша задача - вам виднее..