В общем случае там все весьма непросто.

У нас реализован подобный модуль.
В нём:
1. Список автотранспорта и кто из водителей за ним закреплён.
2. Документ "Заявка Авто".
2.1. Кто какое авто заказывает, на когда и какую длительность с проверкой занятости авто.
3.2. Заявка утверждается (возможно с другим временем), либо отклоняется.
2.3. После совершения поездки указывается длительность, пробег либо сумма за проезд (например для наёмных "не наших" т/с).
3. К каждому автомобилю ведется лог расхода бензина на 100км(лето/зима и пр.) и его марка.
4. Ведется справочник стоимостей марок бензинов.
5. Привязки, кто из пользователей может заказывать какой транспорт.
6. Учет амортизации личного транспорта сотрудников (коэф. от суммы по топливу).
7. При закрытии заявки рассчитывается ее стоимость.
8. Набор соотв. отчетов.
9. "Заявка Авто" может быть привязана к документам отпуска товаров или строительным объектам.