ИцМиCane Cat Fisher,
пока только вопросы, угрозы (возможно) - потом))

Пока вижу два варианта:
1. оба экземпляра имеют собственный датасет
при редактировании одного из них посылается пользовательскон сообщение
второй экземпляр обрабатывает его: переоткрывает датасет и позиционируется на запись, активную до переоткрытия
2. оба экземпляра работают с одним и тем же датасетом
при редактировании в одном экземпляре все данные автоматически видны и во втором

Но есть несколько "но"...
В первом варианте после переоткрытия датасет получает все изменения, произведенные в конкурирующих приложениях (приложение многопользовательское), которые не видны в другом инстансе - получаем несинхронизированные экземпляры одного и того же справочника.
Во втором варианте теряем текущую позицию в одном из экземпляров справочника

Пока иссяк... есть, конечно же, какие-то более другие решения, но пока я до них не додумался.
Может наведете на правильный по фенщую путь?:)
Второй вариант - феншуйнее. Даже с учетом необходимости получения изменений РЕДКО изменяемых справочников (на то они и справочники) из других инстансов приложения. Обновление данных ВСЕГДА необходимо выполнять - либо явно, нажатием на "большую кнопку", либо после получении от сервера сообщения об имеющихся изменениях.

Проблема конфликта указателей в разных формах имеет крайне простое решение. В "общем виде" можно сделать примерно так:
К примеру, делается связка DataSet->BindingSource->Control, где к одному объекту DataSet подключается несколько BindingSource (для каждой отдельной MDI-формы), указатель на конкретный элемент данных в каждом из которых является полностью независимым от указателей в других. Тут есть подводный камень: две разные формы могут работать с одним и тем же элементом - но и это сравнительно легко решаемый вопрос.

ИцМи_модОставьте редактирование только в основной форме, проблемы и отпадут
Формируем документ... заполнили уже два десятка полей... полезли в какой-то справочник за значением последнего поля... нужного в справочнике не нашли... и?:)
Сначала refresh данных справочника из базы, чтобы получить изменения, сделанные другими пользователями. Потом добавление нового элемента, если нужного нет...

Проблема со СПРАВОЧНИКАМИ - по большому счету надумана...
Справочники (обычно) используются как источник данных для списков выбора, связанных "по ключу" с "главным" объектом...
Если при редактировании справочника указатель в справочнике "улетит" - для "главной формы" это изменения не особо критично. Критично, чтобы изменения элементов в справочнике были актуальны для связанного списка выбора. Общий источник данных для редактирования и для связанного списка автоматически решает эту ситуацию.

Кстати, потребую компенсации "за нарушение авторских прав"... :)
ИцМиCane Cat Fisherк одному объекту DataSet подключается несколько BindingSource (для каждой отдельной MDI-формы), указатель на конкретный элемент данных в каждом из которых является полностью независимым от указателей в других
Тут засада - разработка ведется в Делфи, т.е. имеем стандартный набор DataSet-DataSource-DBGrid... и, на сколько я знаю, тут не получится иметь независимые указатели, т.е. все прицепленные к одному датасету гриды будут иметь одну и ту же "активную" запись... в общем пока решения так и не вырисовывается:(

На самом деле, мне припоминается что-то типа DataSet->TTable/TQuery/TStorProc->DataSource->DBGrid. Соответственно, нужно прикрутить к ОДНОМУ TTable/TQuery/etc. НЕСКОЛЬКО разных DataSource, каждый из которых связан с "собственным" DBGrid... Это должно решить проблему с указателями на разные записи одного источника данных в разных DBGrid...
ИцМиЗЫ: может оно конечно не правильно раздел форума выбрал - сори