Я решил открыть новый тред, поскольку обсуждение отражения инвентаризации в треде "Кто знает об IT-предприятии" вышло за пределы обсуждаемой в исходном треде темы.

Ler_AВы пишете о том, что с точки зрения автоматизированной системы разницы между инвентаризационными документами и приходными документами нет Я пишу, что есть, и печатная форма первичных документов в РФ обязательно должна соответствовать формам Госкомстата. Пусть себе "обязательно соответствует формам Госкомстата", я не возражаю. Что такое "форма документа"? Всего лишь отчет, распечатываемый на бумаге. Там, в этих формах ИНВ-3 и ИНВ-19 есть еще подписи членов инвентаризационной комиссии. Что из этого следует? Из этого следует, что распечатать их можно и из WORD-а, после чего поставить в них подписи - и все требования Госкомстата при этом окажутся выполненными. Возражений по этому пункту нет? Накладная "Торг-12" тоже должна соответствовать форме Госкомстата. На ней тоже ставятся подписи ответственных лиц, а также еще и печати. И ее тоже можно распечатать из WORD или из EXCEL.

А теперь по сути рассматриваемого вопроса.

Ler_AЯ писал о том, что результаты инвентаризации представляют собой в общем случае редактируемые вручную остатки, физически хранимые в базе данных.
То есть при инвентаризации система автоматически рассчитывает текущие остатки, а пользователь может их вручную откорректировать и база данных физически сохраняет эти значения. В то же время нередактируемые промежуточные вычисляемые значения (результаты инвентаризации к таковым не относятся) хранить в базе данных мне представляется избыточным и, следовательно, снижающим надежность ПО.

...

И только после того, как такая бумага будет подписана, тогда она может считаться Документом , а соответствующая информация в базе достоверной.Очень правильное слово Вы использовали (я его выделил жирным шрифтом). Документ! На основании документа бухгалтерия делает проводки , а не исправляет вручную остатки. Чтобы стало еще понятнее, рассмотрим отражение в бухучете недостачи.
1. Д94 К41 на сумму недостачи до проведения расследования
2. Д70 К94 на сумму недостачи после завершения расследования и выявления виновного лица, либо
2. Д91/2 К94 на сумму недостачи после завершения расследования, если виновные лица не выявлены

Когда Вы сделаете эту группу проводок, текущие остатки изменятся НЕ ТОЛЬКО по счету 41 (где и учитывается товар), но еще и по счетам 94, 70, 91/2. А если они изменяются ТОЛЬКО по счету 41, то у Вас произойдет нарушение баланса. Как оборотно-сальдового, так и бухгалтерского (Формы 1 и 2, которые сдаются в ГНИ). Потому как любые изменения текущих остатков на любых бухгалтерских балансовых счетах делаются методом двойной записи (который приводит к синхронному изменению остатков на паре счетов - сколько на одном убавилось, столько на другом прибавилось), а не ручной корректировкой остатков. Теперь Вы поняли, о чем я Вам толкую?

2 Ler_A. Я себе представляю так. В систему вводятся ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ остатки (на момент запуска системы в эксплуатацию). А дальше всю жизнь руками вводятся только ОБОРОТЫ (движение). На каждое движение должен быть подтверждающий документ. Или так - вводится электронная форма документа, по ней автоматически делаются проводки (по заранее заданным настройкам). Исходящие остатки формируются как вступительные остатки + приход - расход. Для того, чтобы система долго не считала текущие остатки, когда в ней имеются обороты за несколько предшествующих лет, она имеет полное право сохранять промежуточные результаты. То есть, например, остатки на начало каждого года или каждого месяца. Если возникли какие-то обороты ДО того момента, по которому ранее системой уже были подсчитаны остатки, она их имеет полное право пересчитать и пересохранить.

Под остатками я имею в виду как остатки в рублевом выражении, так и в количественном (для тех учетных регистров, для которых требуется вести количественный учет), а также и в иностранной валюте (для тех регистров, для которого кроме рублевого ведется еще и валютный остаток). Под оборотами я имею в виду указание всех аналитических признаков, а аткже рублевых сумм, количества и валюты, если для ведения данного учетного регистра они необходимы.

Проводки должны делаться именно методом двойной записи. По крайней мере, если учетный регистр задействован в бухучете, то это просто ОБЯЗАТЕЛЬНО. Иначе вы никогда не получите ни оборотно-сальдовый баланс, ни журнал-ордер, ни оборотно-сальдовую ведомость, ни кучу других документов, с которыми работает бухгалтерия. У вас никогда не сойдется дебет с кредитом, если остатки будут правиться руками напрямую, а не методом записи ПРОВОДОК.

2 Ler_A. Рекомендую прочитать древнюю-древнюю (но от этого не потерявшую свою актуальность) статейку "О предметной области, то есть об учете" . Она была написана еще тогда, когда применялся старый план счетов и реализация проводилась через счет 46. Но по сути это ничего не изменяет. Самое главное - ПРИНЦИПЫ ведения учета.

Ler_A Garya2 Ler_A. Я себе представляю так. В систему вводятся ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ остатки (на момент запуска системы в эксплуатацию). А дальше всю жизнь руками вводятся только ОБОРОТЫ (движение). На каждое движение должен быть подтверждающий документ.

Ну зачем же всю жизнь? Хотя бы раз в год должна производиться инвентаризация, которая тоже должна храниться в таблице движения. И документ всегда должен быть. В принципе, не имеет значение, рожден ли документ системой и удостоверен подписями, либо введен в нее извне, как приходная накладная и распечатан из системы как акт приемки. Лишь бы были бы подписи.Уффф.... Тяжело идет беседа, как слепого с глухим...
Что значит "храниться в таблице движения"? Значит ли это, что информация о результатах инвентаризации вводится в систему в виде ОБОРОТОВ, а не ввиде команды UPDATE текущих остатков? Рассмотрим пример. В системе на текущий момент отображается остаток:
Имеется в наличии: Д41("Склад №1", "Паяльная лампа") 100 руб 1 шт
По данным сличительной ведомости этой паяльной лампы НЕТ. Бухгалтер, основываясь на приказе и на сличительной ведомости делает ПРОВОДКУ (обороты):
Д94 К41("Склад №1", "Паяльная лампа") 100 руб 1 шт
После выполнения этой ПРОВОДКИ остаток паяльных ламп станет равным нулю , то есть фактическому наличию. Проводка - это ОБОРОТ . Посмотрите внимательно на ту строчку, которая выделена зеленым цветом. Это - ПРОВОДКА, ОБОРОТ. Вы где-нибудь в ней видите значение ОСТАТКА, который должен получиться? Нет? Я тоже не вижу. Потому что это - ОБОРОТ. ДВИЖЕНИЕ. В терминах математики - "дельта", "приращение". Уж и не знаю, на каком еще языке объяснить, чтобы дошло. И еще чтобы дошло, что это приращение относится НЕ ТОЛЬКО К ОСТАТКАМ НА СЧЕТЕ УЧЕТА ТМЦ, но и на другом счете - 94 "Недостачи и порчи". Ничего ниоткуда не возникает и никуда не исчезает. Принцип двойной записи. Ресурсы перетекли (обернулись) с одного счета на другой. Из корреспонденции проводки видно, почему вдруг паяльная лампа исчезла, если до этого в учете она была. Видно, сколько ее было, видно сколько ее стало, видно сколько именно списали. Всё видно, а не только текущее значение остатка. Именно поэтому руками вводятся только ОБОРОТЫ. А уж отнять от имевшихся в системе остатков списанное количество паяльных ламп и получить новый остаток учетная система как-нибудь сможет. И именно автоматически.

Ler_AНо инвентаризация должна проводиться по крайней мере раз в год. И ее результаты могут расходиться с автоматическим расчетом. Следовательно, если автоматом пересчитывать "промежуточные итоги", то возникают серьезным проблемы с синхронизации данных с подписанными документами. Я не говорю уж о правке задним числом. Давай решим простую математическую задачу, ок? Дано:
1. 01/01/2005 на подоконнике стояло 38 утюгов (вступительный остаток).
2. 02/01/2005 на подоконник поставили еще 2 утюга.
3. 05/01/2005 с подоконника сняли 10 утюгов.
4. 06/01/2005 с подоконника сняли еще 5 утюгов.
Вопрос. Сколько утюгов ОСТАЛОСЬ на подоконнике после всех телодвижений?
Посчитать сможете? Или Вам для этого нужно составлять документ с подписями и печатями? Как Вы думаете, а автоматизированная система это посчитать может?
По моим расчетам получается 25 утюгов. И еще по моим представлениям, одна из функций учетной системы - считать такие вещи АВТОМАТИЧЕСКИ. На каждое снятие утюгов с подоконника и установку их на подоконник имеется первичный документ - приходная, либо расходная накладная. Чего Вам еще нужно? Провести проводку "задним числом"? Ок, нам принесли с опозданием приходную накладную. Проводим ее:
2.5/ 03/01/2005 на подоконник поставили еще 3 утюга.
Так сколько у нас в итоге утюгов на подоконнике? По моим расчетам теперь получается 28. Или я не имею права отвечать на этот вопрос? Или я каждый раз, как только такой вопрос возникнет, должен проводить инвентаризацию? Объясните пожалуйста, почему автоматизированная система не имеет права сама запустить пересчет X=38+2+3-10-5=?

Да, мы должны делать раз в год инвентаризацию. Потому что кто-то может что-то свистнуть, а бухгалтерию об этом не оповестить. А не потому, что компьютер складывать числа не умеет.

Ler_A GaryaИначе вы никогда не получите ни оборотно-сальдовый баланс, ни журнал-ордер, ни оборотно-сальдовую ведомость, ни кучу других документов, с которыми работает бухгалтерия. У вас никогда не сойдется дебет с кредитом, если остатки будут правиться руками напрямую, а не методом записи ПРОВОДОК.Правильно. Только, если это обращено ко мне, то я нигде не писал, что бухгалтерские проводки должны заносится вручную, а не формироваться от документа соответствующими сервисами системы.Вот что Вы писали: Ler_AТо есть при инвентаризации система автоматически рассчитывает текущие остатки, а пользователь может их вручную откорректировать и база данных физически сохраняет эти значения.Именно с этим я и не согласен. Остатки должны ВЫЧИСЛЯТЬСЯ системой автоматически, а не правиться вручную. Вычисляться автоматически на основании информации о вступительных остатках и следующего за вступительными остатками движения (проводок, оборотов), обоснованного первичными документами. Исправлять текущие остатки ВРУЧНУЮ - НЕЛЬЗЯ!!! Система это обязана НЕ УМЕТЬ ДЕЛАТЬ ! Только ДВИЖЕНИЕ, только ПРОВОДКИ, основанные на первичных документах, а более ничего!

Ler_AА ссылка на "Некоторые соображения по поводу разработки КРУПНЫХ проектов на Access-97" так и не открылась. А жаль. Наверное, было бы занимательно.Зайдите по этой ссылке. Там и оригинал статьи, и многочисленные последующие ее обсуждения. Только учтите, что статья эта писалась в те времена, когда Acces-97 был "самой последней и самой продвинутой версией" этого продукта. :)

Сахават ЮсифовGarya!
Не вижу предмета для спора.
Лучше пговорите о том, как содержать текущие остатки актуальными при многопользовательском доступе . Вот проблема достойная обсуждения.Я долго, много и упорно думал на эту тему. И продолжаю думать. На текущий момент я считаю, что для этих целей необходимо использовать OLAP-сервер. В OLTP-базе должна быть специальная структура, ориентированная на использование совместо с OLAP-сервером. А именно, таблицы, в которых буферизуются последние транзакции. Ночами их содержимое переливается в постоянное хранилище. OLAP-кубы должны уметь складывать текущее содержимое буферных таблиц с агрегатами, ранее просчитанными по хранилищу. Это в двух словах мое текущее видение проблемы.

Я тоже ее имею в виду. OLTP-проводки вносят информацию в буферные таблицы. OLAP-сервер получает из буферных таблиц информацию с помощью online-запросов к РСУБД и складывает получаемую информацию с просчитанными ранее агрегатами, полученным по основным таблицам хранилища. Из буферных таблиц информация в период минимальной загрузки переносится в таблицы хранилища (ночью, например). Ночью же репроцессится кубик.

Urri3. А в чем прав Ler_A, так это в том, что первичен все-таки материализованный документ за подписями и печатями, который может быть сформирован неважно в чем, хоть от руки написан. И неважно, получен ли он из системы на основании уже проведенных (или только готовых к проведению) транзакций корректировки остатков по результатам инвентаризации или, наоборот, транзакции вводятся на основании этого документа. Первое, безусловно, представляется более разумным, но и второе не является смертным грехом.

2 Сахават Юсифов. Ну вот, а Вы говорили "не вижу предмета для спора". :) Похоже, не только с Ler_A у меня взгляды расходятся. Более того, конкретно в этом вопросе занимаемая мной позиция приниципиальна.

2 Urri. У меня нет никаких возражений по поводу того, что бумажка с подписями и печатями - первична. Мои возражения касаются действий с данными, которые возникают после того, когда такая бумажка появилась. Ler_A утверждает, что на основании этой бумажки пользоватеь может поклацать по клавиатуре, после чего командой SQL "UPDATE" значения текущих остатков будут изменены на новые. Пример:
Изначально в учетной системе зафиксировано:
Остаток по счету 94: 100 рублей, кредитовый.
Остаток по счету 41 по аналитикам ("Склад №1", "Паяльная лампа") 100 руб 1 шт
По остальным счетам вообще никаких остатков нет (примем это допущение для простоты). Оборотно-сальдовый баланс сходится - сумма дебетовых сальдо равна сумме кредитовых.
Далее:
Проводится ревизия на складе №1. Выясняется, что паяльная лампа отсутствует. Инвентаризационная комиссия пишет бумажку о том, что паяльной лампы - НЕТ и ставит на ней свои подписи. Директор подписывает приказ - списать недостачу. Пока всё нормально, и до этой фазы у нас с Ler_A никаких различий нет. Они начинаются далее. Что предлагает Ler_A? Он предлагает посадить за компьютер юзера, который, что-то там поклацав по клавиатуре, в итоге пошлет в БД команду SQL корректировки остатка (грубо):
UPDATE [Счет41]
SET [Сумма]=0, [Количество]=0
WHERE Склад='N1' and [Номенклатура]='Паяльная лампа'
После чего остаток паяльных ламп станет равным нулю. А чему теперь равен остаток на счете 94? А тому же, чему и был прежде - кредитовый, 100 рублей. Куда же он денется из базы данных-то, какой был, такой и остался! Остаток-то правился ТОЛЬКО НА ОДНОМ СЧЕТЕ применением грубой силы, а не проводкой с использованием метода двойной записи! И теперь оборотно-сальдовый баланс перестал сходиться. Сумма дебетовых и кредитовых сальдо не равны. Бухгалтерский баланс начиная с этого момента тоже перестал сходиться. Почему? Потому что нельзя модифицировать информацию напрямую руками в остатках какого-то одного счета ! Нельзя! Это нарушает принцип двойной записи!

А если делать по-человечески, то в системе долдна зафиксироваться ПРОВОДКА Д94 К41 на сумму 100 рублей. Эта проводка уменьшит до нуля остаток на счете 41 и одновременно обнулит остаток на счете 94. Баланс сходится, как оборотно-сальдовый, так и бухгалтерский, форма 1 и 2.

P.S. Очень сожалею, что этот очень важный, с моей точки зрения, нюанс мне так и не удалось довести до понимания всей аудитории.