Баланс, как бухгалтерский, так и оборотно-сальдовый должен сходиться как без проводок по какому-то документу, так и после проводок. Просто содержимое некоторых отчетов может быть уже другим. Другими может оказаться, в частности, сальдо баланса (который при этом все равно сходится!), сумма налога на прибыль, НДС, который должен был быть уплачен и т.п.

Если бухгалтерия обнаружила документ, по которому не было выполнено проводок в соответсвтвующем периоде, то она должна сделать такие проводки в текущем периоде по бухгалтерской справке, доначислив соответствующие суммы налогов. Это нормальная практика, и все так делают. Более того, поступать так требует законодательство. Есть нюанс в отношении НДС, связанный с ведением книги покупок и книги продаж и со сдачей отчетности по НДС. При выполнении проводок по НДС в текущем периоде в книгу покупок или в книгу продаж (смотря какой непроведенный документ был обнаружен) должен быть добавлен дополнительный лист в период, соответствующий периоду документа (детали о правилах ведения книги покупок и продаж читайте в постановлении правительства РФ №914 от 02.12.200). Если в ГНИ был сдана декларация по НДС, и НДС изменился, то бухгалтерия должна подготовить исправленную редакцию декларации по НДС и отправить ее повторно. Да, это немного хлопотно, но не смертельно. Со стороны фискальщиков за несвоевременное перечисление налога на разницу ранее не уплаченного налога в худшем случае могут быть начислены пени, но штрафа уже не будет.

Никаким другим волшебным способом загнать проводки по документу в общий масив проводок так, чтобы вообще ничего не изменилось, невозможно. Если ваш главбух получит по шапке от вашего директора за то, что своевременно не выполняет свою работу, то это не должно быть проблемой специалиста по IT.

То есть, если главбух пытается скрыть недочеты в своей работе от директора, и при этом требует от IT-специалиста чтобы он "замешал" проводки по документу в базу таким образом, чтобы в отчетности ничего не изменилось, то ваш главбух подставляет вашу организацию. Выполнить такое требование так, чтобы не нарушилось налоговое законодательство, невозможно. Впоследствии, когда к вам придет налоговый инспектор и выявит нарушения, он начислит не только пени, но и штраф, и платить за нарушение придется во много раз больше. А перед директором виноватым могут сделать IT-специалиста, потому что у него "программа неправильно посчитала". Доказать, что нестыковка отчетов с массивом проводок произведена по просьбе самого главбуха IT-специалист уже не может (если он не попросил ее оформить в письменном виде). Таким образом, ваш главбух под страхом наказания за пени, которые организация обязана уплатить в бюджет в размере, скажем, 100 тыр, может пытаться довести сумму штрафных санкций до 1 млн.руб, но при этом переложить вину за несвоевременно проводенный документ с себя на IT-специалиста. Я не знаю, как там реально обстоят дела, по приведенной в сообщении информации на 100% такое заключение не следует, но такая ситуация может иметь место и ее следует иметь в виду. Для того, чтобы избежать проблем, попросите у бухгалтерии заявку на исправление ошибки, оформленную в письменном виде, или как минимум, отправленную по электронной почте - чтобы у вас было доказательство, что ошибка сделана намеренно по просьбе самой бухгалтерии. Попросите, чтобы в заявке было указано четко, что именно и каким образом должно быть исправлено.

Есть некоторые внутренние документы, которые никак не влияют на размер налогов. Например, накладная на внутреннее перемещение ТМЦ с одного склада на другой не изменяет ни сальдо баланса, ни налога на прибыль, ни НДС. Такой документ можно действительно провести 6 месяцами назад, и при этом обилие бухгалтерских справок не будет мозолить глаза проверяющих. Так что, возможно, бухгалтерия вас просит предоставить возможность просто сделать проводки в прошлых "закрытых" периодах, но проконтролировав при этом, что никто другой никаких других проводок, которые могут изменить отчетность, не сделает. Это вполне себе нормальная просьба, и ничего криминального в ней нет. Из вашего сообщения толком не понятно, что именно просит вас бухгалтерия.

P.S. Если хотите более подробную консультацию, опишите ситуацию более детально. Что за документ? Как именно дословно звучат требования бухгалтерии?

Насколько я понял, имеется две разных системы. В одной ведется управленческий учет (УУ), в другой - бухгалерский (БУ). Информация в систему для ведения БУ попадает путем импорта операций из системы для ведения УУ. УУ работает в режиме "реального времени", то есть, все, что в ней происходит, происходит "здесь и сейчас", и не предусматривает никакого отражения "задним числом". Поскольку в БУ информация поступает из УУ, для исключения ошибок репликации, вполне возможно, бухгалтерам запрещено вводить и корректировать информацию. Отсюда возникла проблема. Как ее решать? Гхм, способов много, но каждый из них имеет свои недостатки.

1. Разрешить бухгалтерам ввод и корректировку. Может быть, кратковременно, может быть, постоянно, но тщательно проинструктировав. (ПМСМ, нейтральный способ)

2. Внести изменения в систему УУ так, чтобы в ней могли бы появляться факты "задним числом" (ПМСМ, способ крайне нежелательный).

3. Внести в механизмы интеграции двух систем определенные коррективы таким образом, чтобы исключительные факты смогли бы подкачиваться в БУ дополнительно из третьего места, в котором данные фиксируются отдельно особым образом. (ПМСМ, предпочтительный способ)

Возможно, удастся придумать что-нибудь еще.

2 Магик. Если бы Вы смогли более внятно формулировать суть проблемы, возможно, не ушло бы столько времени на то, чтобы понять, в чем, собственно, заключается Ваша проблема. :)