Мда-ссс, нахлынули воспоминнания-с... :)

Моя супруга работает в ВУЗе всю свою жизнь. А конкретно - в библиотеке. Уже несколько раз в нем затевали автоматизацию, то частичную, то комплексную... И ни разу не смогли довести дело до конца. Я сам когда-то в этом же ВУЗе, работая на ИВЦ, участвовал в разработке АСУ "Абитуриент" (на 5-м курсе и во время учебы в аспирантуре). А также разработал ТЗ для АСУ "Библиотека".

Ну так вот, личные общие впечатления на заданную тему... :)

Любая более-менее масштабная автоматизация в нем обречена на провал. Почему?

1) Структура ВУЗа - аморфная. Масса филиалов в Москве и в других городах, но статус каждого филиала и его отношения с "центром" весьма расплывчаты и складываются преимущественно стихийно. С руководителей различных подразделений ректор требует проведения определенной работы (например, подготовку отчетов по данным, включающим данные филиалов), однако, при этом работники, с которых трясут предоставление тех или иных отчетов, не наделены полномочиями, в соответствии с которыми им ту или иную информацию предоставляют филиалы (они просто отказываются ее предоставлять). Некоторые филиалы более крупные, нежели московский "центр", ощущают себя вполне автономными и спокойно игнорируют любые проявления "центром" властных полномочий.

2) Сотрудники библиотек филиалов находятся в состоянии хронического противоречия между так называемой "центральной библиотекой" и местным руководством. То есть, в двойном подчинении. Четко не оговорено, какие руководители по каким вопросам принимают решения. Поэтому они постоянно вступают в конфликт и выставляют противоречивые требования. Реально степень влияния определяется тем офисом, где начисляется зарплата. Если сотрудникам филиала начисляют зарплату в "центре", то они более управляемы из "центра". Если начисляет местный филиал, то работники подчиняются в большей степени местному руководству. Библиотеку "центра" все и постоянно называют "центральной библиотекой", ректор требует с ее заведующей предоставляения отчетов по совокупности всех библиотек, однако статус этой библиотеки как "центральной" ничем не подтвержден. Заведующая этой библиотекой пыталась централизовать деятельность всех библиотек, но столкнулась с ожесточенным сопротивлением местных властей, преодолеть которое не смогла.

3) Даже в "центре" административная структура менялась постоянно. Появлялись и исчезали кафедры, деканаты, факультеты, проректоры, функции которых задвоены, расплывчаты и определяются личными отношениями с ректором. Одно время в ВУЗе было сразу два факультета с почти идентичными названиями. Просто нужно было двух "больших знакомых" снабдить соответствующими должностями. На протяжении нескольких лет велась бурная борьба за власть двух кандидатов в ректоры - каждый со своей командой. Дошло дело даже до оцепления ВУЗа автоматчиками, судебных разбирательств и т.д. В конце концов они решили дело миром, и... пришли к власти одновременно . Один сейчас числится ректором, второй - президентом. Это было бы смешно, если бы не было так грустно.

4) Попытка разобраться в полномочиях и в функциях тех или иных административных лиц обречена на провал. Как бы их ни озвучивали, звучат они противоречиво. Самое главное, что к реальности озвучиваемое не имеет никакого отношения. Реальность - это коррупция и блат.

5) Ну и несколько слов о бибилиотеке. Библиотека ВУЗа очень тесно вплетена в процессы остальной деятельности ВУЗа. Распространенное на рынке решение ИРБИС для библиотеки ВУЗа совершенно не годится. В частности, преподаватели, сотрудники, аспиранты, студенты - это всё читатели определенных категорий. Студент-заочник, студент-дневник и студент-вечерник получают литературу по-разному. Точно так же и преподаватели, числящиеся в штате, и преподаватели-фрилансеры имеют разный доступ к редким изданиям. Поэтому любое движение персонала, предподавателей, аспирантов и студентов в отделе кадров должно тут же находить отражении в АСУ "Библиотека". Если кафедру решено "выселить" в другой город, то зав.библиотекой не должен об этом узнавать спустя несколько месяцев после принятия такого решения, когда все студенты просто "зажали" полученную литературу и не вернули ее в библиотеку.
Всё, что поступает в бибилиотеку, должно учитываться в разбивке по нескольким источникам финансирования. Источники финансирования - это госбюджет, и коммерческие подразделения, некоторые выделены на "хозрасчет". Соответственно, литература, закуленная для одних кафедр за их коммерческие деньги не должна выдываться тем, кто эту литературу не заказал, но пытается ею пользоваться "нахаляву" и за чужой счет. Кроме закупаемой литературы есть еще подарочные экземпляры (в основном авторы - преподаватели этого же ВУЗа). В разрезе источников финансирования необходимо учитывать не только книги, но и брошюры, и периодику. А каждого вида - свои нюансы учета.
Отдельный вопрос - организация учета библиотечного фонда. Во-первых, библиотека содержит "внутри себя" массу различных подразделений - абонемент, читальный зал, справочно-библиотечный отдел и т.д. В каждом из них может находиться часть фонда, и в каждом из них имеются нюансы, почему именно туда попала литература и как с нею работают читатели. Поступление литературы, списание, внутренние перемещения, выдача и возврат, учет задолженности, учет заявок на приобретение литературы - всё это функции ВУЗовской библиотечной системы. И, например, задержка ценных книг студентами, должна приводить к неким санкциям на уровне деканата. Поступление студентов на новые специальности должно приводить к изменению процедуры подготовки комплектов учебников для первокурсников (это отдельный процесс - аврал для всех сотрудников бибилиотеки).
Имеются инструкции, предписывающие, как должна вестись не только книга суммарного учета, но и... книгообеспеченность. Для того, чтобы правильно рассчитать книгообеспеченность, книги должны учитываться не просто по библиографическим правилам и классификаторам, но и с указанием, например, имеется ли у нее гриф Минобразования. И, самое главное, должна быть достоверная информация не только о фактическом наличии литературы, но и о потребности в ней. Которую должны своевременно (то есть, перед каждым семестром, с учетом постоянных изменений в составе изучаемых предметов, кафедр, специальностей, факультетов) подавать заявки в бублиотеку. В ИРБИСЕ очень многого из перечисленного - нет. Это система автоматизации из ГПНТБ и изначально ориентированная на специфику ГПНТБ. В которой нет кафедр, факультетов, специальностей, студентов, аспирантов, преподавателей, заявок и т.д. и т.п. А кроме ИРБИСа ничего более-менее подходящего на рынке нет. В Бауманке юзается некая собственная разработка, но не ориентированная на столь мощную динамику структуры.
Пытались сделать своими силами, но... Одна лишь библиотека - это настолько сложный участок... Большинство просто себе не представляет, до какой степени он сложен. Для того, чтобы полноценно автоматизировать библиотечные процессы, требуется система, по сложности соизмеримая с ERP.

Да... Так вот, к чему я это говорю... Несколько раз приходили "комплексные автоматизаторы", которые предлагали автоматизировать ВУЗ. Концентрировались на деканатах, факультетах, ректорате, отделе кадров... О библпиотеке вспоминали в последнюю очередь и при этом обсуждение шло примерно так:
- Кстати, там еще библиотека...
- Ах да! Ну, это включи ее в смету, добавь там 10%. Фигли там автоматизировать...
Потом проходит время, комплексные асунизаторы приходят в библиотеку, и пытаются "прикрутить" к ней что-то вроде модифицированного 1С:Склада. Когда же спустя несколько месяцев начинают въезжать в библиотечные процессы, когда понимают, что такое "переоценка", "инвентаризация", "книгообеспеченность" и т.д. и т.п., хватаются за голову и просто дают деру...

Одной вузовской библиотеки достаточно, чтобы положить всех асунизаторов на все 4 лопатки... Особенно, если это библиотека с достаточно крупным фондом (около миллиона названий, каждое - по нескольку сотен или десятков экземпляров).

Короче, сочувствую... :)

P.S. Есть такая ERP-система... Excel называется. Самый высокий процент успешных внедрений... :)