Не сказал бы что это обязательные требования, но желательные. "Идеальная" система документооборота должна быть отделена от системы хранения документов (DMS).
Тогда на ней остаются функции единообразного обмена электронными документами - а в DMS реализуются функции хранения, безопасности , распределенной обработки. Независимая DMS дает возможность работать с документами и вне системы делопроизводства.
А термины - самые обычные: LDAP это система управления каталогами фирмы Novell, у Microsoft есть аналог - служба Active Directory , но все они вышли из стандарта X.500 и существенно развили. Есть также продукты третьих производителей для работы со службами каталогов - Oracle Internet Directory , IBM SecureWay, Critical Path , iPlanet, Siemens, OpenLDAP
Рынок LDAP серверов очень специфичный, но быстрорастущий - оказалось, что корпорации из списка Fortune 500 имеют в среднем по 191 (!) активно используемому каталогу. (Допустим, что только 20 из этих каталогов существенны для нормального функционирования организации; это означает, что при изменении данных 20 сотрудников нужно предпринять 400 отдельных действий)
А ODMA ( Open Document Management API )- это тоже стандарт DMS работы с документами - его поддерживают Lotus Notes, Lotus Domino.Doc

Удачи !