Мучаюсь противоположным желанием. У меня как раз все на клиентах хранится. Хочется отдельный сервер под почту и методика хранения - "сохранять письма на сервере" (т.е. падает сервер - upload с клиентов, падает клиент - download с сервера).
ИМХО обрезка по количеству писем - не лучший выход, особенно если речь идет о рабочей документации (для борьбы с ерундой есть отличный способ - дать боссу возможность просматривать архив. Раз в месяц просмотрит - уже порядок).
Все-таки почтовые клиенты предоставляют очень удобный интерфейс для систематизированного хранения документации сотрудника.
А вообще, принято квотировать объем почтового ящика.
В случае автора правильнее было бы нарастить сервер и почистить от лишней корреспонденции (личной, поздравительной, неактуальной и т.п.), не квотируя по числу писем.
Еще момент: железо сейчас стоит очень дешево. Смысл по живому резать?

О каком сервере, кстати, идет речь? Если о корпоративном, то тут подход другой, т.е. все-таки сервера должны быть подстроены под нужды фирмы, а не наоборот, и тут обычно стремятся к централизации всего + минимум неудобств и максимум универсальности-масштабируемости на случай смен курса.
Ну, а если провайдер... простив провайдера не попрешь :)