Не думаю, что какая-то программа сможет построить нормальный процесс обработки почты в конторе за вас...
Ручная обработка почты по содержимому одним человеком - такой же архаизм как и та "система" что у вас сейчас используется...

Как вариант могу предложить следующее:
- вся почта валится в ящик провайдера на адреса group1@company.by, group2@company.by и т.п.
- Почтовый сервер типа MDaemon'a забирает это все и автоматически раскладывает по ящикам user1@company.by, user2@company.by, etc...
- при распределении входящей почты дополнительно делается копия письма на адрес контролера
- соответственно отвечают те, кто получил письмо, направленное на его группу с копией контролеру (если требуется).
--
чем дальше в лес, тем больше нас