насчёт законности с материальной ответсвенностью не знаю
для меня меня главной задачей является другое
во-первых, через чур "грамотные" пользователи (которые умеют поставит мастдай и что то там ещё кроме него), думают что на предприятии, их комп это ИХ комп, и что никакой админ нифига не понимает в том что требуется работнику, а если ещё у предыдущих админов к работе было такое отношение, что "я в ваших прогах нифига не понимаю, ставте, чтото еще там, всё делайте сами, мне не до вас", после такого, с пользователями вообще трудно жить, они и винты из дома приносят, и рабочие домой носят, капают начальству на мозги что им для работы ой как нужен привод компакт дисков, если не дают приносят свои старые, я в связи со всем этим, первым делом постарался компы таких пользователей опечатать наклейками с разрушающейся основой, только их надо уметь правильно клеить, иначе они лекго склеиваются
во-вторых, есть у пользователей такая привычка, рисовать на оргтехнике карандашами/ручками, иной раз мне даже смотреть не приятно, а тут недавно пришлось научиться админить пансоник д1232, принесли мне системный телефон.... я его два дня оттирал... зато теперь как новенький, и вот в связи с этим и первым пунктом, хочу поднять такую тему перед пользователями, что пора уже научиться мыслить корпоративными интересами, а не своими личными амбициями и относиться к собственности организации бережно, в противном случае, организация по инициативе отдела ИТ разработает защитные меры

что касается разного рода бланков документов, советую создать (если хотите в бумажном, а лучше электронном виде) документ, о выдаче пользователю учётной записи достопа к вычислительным ресурсам предприятия, в которой и оговрить условия бережного отношения пользователей относительно оборудования

а про учёт оборудования, это первая задача админа, иначе четвёртые пни, быстропревратятся хорошо если во вторые... причём решений этому много, одно из простых AIDA32, а если ещё мыслить правильно, то с помощью аиды, можно сделать самообслуживающаюся систему, которая сообщит в случае чего о происшедствии админу и если надо начальству