Вариантов туча и трудно дать однозначно правильнее решение, надо все изучать детально.

Можно сделать один DataSet, обеспечить доступность класса для всех объектов приложения (то есть ГЛОБАЛЬНЫЙ ЕДИНСТВЕННЫЙ DataSet). Обернув его классом - добавить дополнительную функциональность.

Можно абстрагироваться от БД создав свои классы реализующие CRUD операции (Create, Read, Update, Delete), и вынести работу с БД в DLL.

Можно и абстрагироваться от DataSet подменив его своими классами (тут появляются килотоны кода)

И т.д. вариантов невообразимое количество

Но:
Я бы не стал загружать ВСЕ записи и все бы делал только по требованию пользователя - стали нужны ему такие то данные загрузил их (опять повторюсь не ВСЕ записи). Отработал он с ними, сказал ОК тогда записал изменения в БД и т.д. Думаю идея понятна.

По опыту - Для маленьких или тестовых приложений можно достаточно удобно , эффективно и быстро организовать работу c DataSet или несколькими DataSetами (при этом затратив минимум усилий), сосредоточив и логику РАБОТЫ С ДАННЫМИ, и ИНТЕРФЕЙС приложения в одном проекте и даже особо не распылясь по классам. Например можно прямо в классе формы реализовать что подобное (код утрирую):


Что касается меня и варианта с использованием одного public ДатаСет (напоминает мне чем то логику работы с данными из Delphi) ,то я лично так не делаю А в противовес формирую необходимые данные на лету, не создавая чего либо предварительно (в моих задачах такая логика терпит, а памяти расходуется меньше)

Вам совет - выбирайте тот вариант какой вам удобнее, ведь вам еще предстоит отлаживать и сопровождать эту программу :-)

P.S. Так много написал и почти ничего конкретного :-) Ведь у каждого способа есть свои плюсы и минусы и трудно поставить флаг и сказать делать только так и не иначе.