Для удобства вам надо разбивать информацию на "составляющие" и хранить в разных таблицах, связанных между собой с отношением "один ко многим". В форме ставите несколько полей со списком, каждый из которых берёт данные из своей таблицы с ограничением по другим полям со списком. Грубый пример: есть зал с кучей народа, одним списком. Вы сделали разбивку и теперь последовательно выбираете критерии: мужчина/женщина, старик/взрослый/ребёнок, брюнет/шатен/блондин. Таким образом выбором пары категорий вы быстро определите маленький список, в котором легко найдёте искомое. Такой тип разбивки, если не ошибаюсь, вы можете изучить в "Борее".
Если дадите пример пары записей из вашего поля, попробую подсказать критерии разбивки.

Decabrist,
смотрю образец вашего счёта, поле "Наименование". И ясно вижу, что ни разу инфа в этом поле не "Ее дальше разбивать некуда". Или мы друг друга не поняли ;) У вас кроме неудобства визуального - перегруз таблиц дублирующейся инфой.
Например, пример разбивки: тип оборудования (условно): Конденсатор; Заклёпка; Эл.двигатель.
В отдельной таблице - маркировка, один или два параметра. Вот у меня компьютерный магазин - там вообще на 4 категории разбито. В большинстве случаев - хватает три категории.
Вот визуальный пример реализации (поле "Изготовитель" раскрыто для наглядности:
А на второй картинке - образец схемы:

Tarasios, упс, первая картинка отвалилась, кидаю заново

по нескольким полям ты легко находишь нужную позицию, а уже в отчётах или где там надо она легко "сшивается" по необходимости из нескольких полей в одну строчку

Decabrist, думается мне, что вам будет удобнее сделать так.
В форме делаете "Поле1", куда вводится часть наименования (что помнится) товара или фирмы (смотря, какой список поле обслуживает). Рядом в форме разместите небольшой "Список", строк на 10-15. Именно элемент список, а не поле со списком. В этом списке отображается результат выборки данных по совпадающей части с значением поля "Поле1". Конструкция с Like это делает элементарно. То есть, вводите в "Поле1" буковки до тех пор, пока по всё большему совпадению в "Список" выборка данных не сократится до нескольких строчек. После чего уже не трудно тыкнуть в нужную запись и обработать её. Таким образом вы избавляетесь вообще от прокрутки (хотя Список можно снабдить вертикальным скроллом) и получаете возможность фильтрации и поиска.
Другой вариант, кардинальный. Если у вас уже фактически есть нормально заведённая база с удобной и правильной разбивкой данных по полям, то идя на поводу у бухгалтерии, вы делаете дурную и никому не нужную работу.
Бухгалтерия - это участок, который просто ОБСЛУЖИВАЕТ некое предприятие, причём ОБЯЗАНА вести свою работу по критериями и стандартам этого предприятия. И в масштабах предприятия тупо не выгодно, а порой и вредно подстраиваться под тупые хотелки каждого отдельного участка. Понятно, что бухгалтерия любой конторы - та ещё мафия, которая свято стоит на страже своих "свобод" и привычек ;) Но тут уже зависит от руководства. Если вы предоставили руководству логичный и грамотный анализ проблемы, с уже готовым решением (в данном случае - если вы объяснили руководству принципы и плюсы общей стандартизации), но руководству либо пофигу, либо он идёт на поводу бухгалтерии - то вам ничего не светит в этой конторе. Даже являясь убер-программистом, вы никогда не сможете обеспечить реализацию очередной хотелки очередной ленивой тушки и потом синхронизировать с остальными хотелками ;) Мало того, ваш эпический труд никогда (от слова вообще) не будет оценён под достоинству. А неизбежные косяки в ваших стараниях будут подаваться руководству как ваша персональная тупость и криворукость. И поверьте - все минусы перехода на другую работу в сумме дадут гораздо меньше геммора ;)
Если коротко, то простая логика выглядит так:
Если где то есть кучка принципиальных серунов, любящих гадить мимо унитаза, то варианты действий у вас такие:
1. Бегать и постоянно за ними всё подчищать, придумывая автоматизацию этого процесса ;)
2. Дать по башке этой кучке избранных, которые "так привыкли и не собираются ничего менять", заставив делать как надо и куда надо. Можно самому, если хватает умений, либо через директора.
3. Поменять серунов на нормальных, которые обязуются и могут выполнять правила предприятия
4. Уйти в другую команду, оставив руководителя с его командой избранных.

По роду своей работы, прошлой и настоящей, я очень много работаю с начальством, бухгалтерами, и остальными работниками. И стараюсь донести руководству, что автоматизация (магазинов, например), это не просто замена калькулятора на компьютер, а вообще другой подход плюс тотальный контроль на каждом участке. Сколько слёз, соплей и истерик мне довелось увидеть... (Даже когда у себя в магазине делал автоматизацию - хватило за глаза. Зато позволило выявить механизмы вороства). Что характерно: где руководство ХОЧЕТ иметь нормальный процесс и МОЖЕТ напрячь людей - резко падает кол-во непоняток, недостач, криков, скандалов и наездов на "тупого программиста, у которого программа сама что то не так делает".
А есть конторы, где каждый переучёт сопровождается перекрикиванием руководства (давай плати!) и виноватых (ничего не знаю, оно само, а у меня дети/кредит/больная мама и т.д.). И не смотря на всяческие ухищрения с моей стороны как программиста на предмет выявления и отслеживания махинаций персонала - из года в год одни и те же лица, одни и те же "аргументы" с обеих сторон, только суммы растут ;)
Как то так...

Decabrist, так я дал своё видение реализации ответа на ваш вопрос. Или надо с конкретным работающим примером?

MrShin, интересный подход. Может даже, он идеален. И если выложите в доступ, буду благодарен. Но может выявиться некое противоречие: если мы исходим из того, что пользователь - не мы с вами, а является типичной бухгалтершей (условно), стремление которой к изучению новых методик стремится к нулю (а может - и сама способность к изучению), то такой подход может оказаться для неё слишком сложен. Это же изучить и осознать, что надо начинать набирать часть слова (а его ещё и вспомнить ведь надо, а там тысячи позиций), потом нажать пробел, потом опять буковки тыкать... А потом тыкать на найденное значение... А ещё ведь есть альтернативный способ поиска, скроллингом, а это ещё позиции знаний, которые надо изучить ;) Уверен, что вам встречалось множество таких юзеров, с реакций на необходимость что то менять и учить - даже если для вас это элементарно - от простых слёз до откровенного саботажа ;) Тут уже вопрос к психологам, но факт есть факт: подавляющее кол-во людей все силы готовы потратить на защиту от изменений своего маленького и привычного мирка, даже если эти изменения ничтожны и реально им на пользу пойдут ;)
Потому то я где то и ратую за реализацию замены длинного списка с пусть даже с хитрым поиском - на последовательный выбор по иерархии (Группа, подгруппа, позиция): максимум примитивизма, простейший алгоритм действий, максимум защиты от левых движений пользователя. В каждом блоке - выбор из небольшого списка (если получается все равно слишком много позиций в одной категории - значит, надо ещё больше дробить, добавлять кол-во веток иерархии).
Во всяком случае, такой метод много раз испытан и вопросов не возникает. Ну разве что некоторые привыкли к пользованию классическим "деревом".
ПыСы: пока не протестируешь всё на "бибизянках", то есть - юзерах, и не получишь их отзывы - любое самое идеальное решение - является просто предметом академического спора программеров ;)