Помогите с разработкой (проектированием) "системы" ведения протоколов совещаний и контроля исполнения данных поручений. Сразу говорю, это не заказ, не задача по учебе. Если у кого-нибудь подобные системы есть, может поделитесь? Суть в следующем: В работе повесили на меня ведения бумажного протокола совещаний при директоре и его замах.Требуется его ведение, контроль за данными поручениями и дальнейший анализ. Ранее я написал в Эксессе простую базу, но сейчас она не достаточно выполняет поставленные задачи. Были 2 таблицы - таблица проектов и таблица самого совещания в котором указывались поручения. Но в силу того,что на совещаниях по какому либо проекту докладчиками выступать стали несколько руководителей отделов, и даваться стали несколько поручений структура стала не удобной. Итак:сам протокол содержит №, дату какой начальник руководит совещанием.Далее он говорит по какому проекту он хочет заслушать результаты работы, докладывают руководители или ст.специалисты, на их доклад директор (или его замы) дает поручения, хотя может и не давать, а просто послушать. Из введенных мной данных в Эксессе автоматически формировался протокол (чтобы его не писать вручную) и потом контролировалось исполнение поручений. То что я сейчас накидал выглядит устрашающе, в другой ветке (где я первый раз задал вопрос) направили сюда и сказали, что Вы меня за такое... не судите строго, опыт работы (создания базы) был только один раз - самоучкой и поверхностный.

sdet,

В каждом отделе не более 8 человек, мне в протокол нужно вписать всех кто был на совещании)))

sdet,

нет, поэтому и прошу помочь и не судить строго!

sdet,

если мне этим "хлеб" зарабатывать надо было бы, или время для изучения было бы - несомненно!!! Я бы ни куда и не обращался... второй раз в жизни столкнулся, и то по своей инициативе... (может больше и не придется), и что теперь иди за учебники? Помочь можете или нет??? Спасибо!!!!

sdet,

всю историю организации делали это на бумаге и ни кому ничего больше не надо! Но чтобы это делать хорошо!!!, чтобы от этого была реальная польза!!!, а не как все "лишь бы было", мне хочется улучшить данную работу. Может Вам кажется, что решение не стоит того, чтобы так замарачиваться. Вам с Вашими глобальными задачами - наверно да! А мне это помогло бы...

qwerty112,
искреннее сердечное спасибо за практичный полезный ответ!!!

qwerty112,
С учетом Ваших рекомендаций, начинает проясняться структура. Выкладываю картинку схемы данных (как вложить картинку в текст не понял)

Не ту картинку приложил...

Выcпрошайка,

спасибо!
Вопросы: почему сделали разделение совещания и протокола?
Непонятна разбивка в таблице присутствующие: мне нужно в присутствующих включить "главного" кто-то из старших руководителей, сотрудников одного отдела, которых он заслушивает и секретарь (по Вашему варианту решил перенести секретаря из таблицы Совещания в таблицу Присутствующие).
Докладчики все таки должны быть отдельно, наверное.
Повестки дня - мне нужно разбить на два вида: конкретные проекты над которыми работает компания и общий вопрос не косаемый проектов, который может поднять руководитель и по нему дать поручения.

Скажите, как лучше зависимость делать?
Сначала я предполагал, что лучше по наименьшей "категории", т.е. к поручениям связывал и совещание, и проект, и докладчика - все к одному (см.скрин первый), теперь вырисовывается несколько иная зависимость...

Итак, получается следующая картина: Проводится совещание (№, дата, и в конце выводы, которые могут быть только в конце совещания, поэтому они в таблице совещания), на нем присутствуют - руководитель (главный, кто собственно и заслушивает), какой-нибудь отдел компании, который он заслушивает, и секретарь. На совещании руководитель может рассмотреть конкертный проект компании (список которых у меня есть) или иной вопрос. По поднимаемым руководителем повесткам (проект или другой вопрос) могут быть сразу даны поручения. Или по ним докладывает кто-то и уже по докладу дается поручение. Поручение может быть дано нескольким исполнителям. Срок по поручению один, провериться руководителем может в любое совещании, в том числе и через продолжительное время, поэтому нужна дата проверки поручения, признак исполнения должен иметь статус (исп., не исп., находится в работе, но не выполнен, не выполнен по халатности исполнителя).
Есть еще какие-нибудь предложения? В зависимостях все логично?

Злой Бобр,

спасибо за активное участие, выкладывать пока нечего, только вот таблицы накидываю!
Сказать руководству ничего не могу, потому как они меня и не просят что-то улучшать (раньше всегда делалось по бумаге). Но я из той категории людей, которые думают как и что сделать лучше. В данном случае мои мысли не могут выразиться в реальность так как вообще нет знакомых или знакомых знакомых, кто мог бы помочь мне реализовать данную идею! Время начинать изучать по книгам правила и принципы разработки баз данных нет. Нет времени это как бы еще мягко сказано! Семья еще спит - ухожу, семья уже спит - прихожу! На выходных, короткий рабочий день))))

qwerty112- и в Доклады/Поручения - тоже КодПроекта не нужен, имхо,
его нужно в ВопросыСовещания поместить.
Соотв. все Доклады/Поручения, по этому Вопросу - будут относиться к этому проекту.
Либо, в ВопросыСовещания - КодПроекта будет NULL и тогда, это будет обозначать, что рассматривается "иной вопрос"

С этим совершенно согласен!!!

qwerty112- в чём смысл ссылки на Доклад из Поручения ?
имхо, вполне может быть ВопросСовещания, на котором будут только Доклады (и не будет поручений), так же и наоборот - будет Вопрос, по которому "раздадут" Поручения, и не будет Доклада
Тоже согласен, а вот если исключить
qwerty112 связь по КодДоклада между Доклад и Поручения
то как отражать поручения данные на конкретный доклад: бывает, что по вопросу выступают 2 докладчика, в таких случаях по каждому докладчику могут быть даны свои поручения, т.е. поручение не только по существу вопроса, но и по существу доклада. Как думаете, мне кажется здесь зависимость нужно оставить, или эта зависимость потом как-то будет выражена?

qwerty112 таб.Сотрудники {идСодрудника, Ф,И,О, Должность, КодРуководитель, КодОтдела},
и в таб.Присутствующие - добавите поле идСодрудника , а поле КодРуководитель и КодОтдела - уберите
Здесь разъясню, мне надо отдельно указать, что присутствуют 1.руководитель совещания, 2. отдел, который он заслушивает, 3.секретарь. Для этого тогда наверно нужно в таблице "Присутствующие" добавить статус сотрудника?
Вот что получается...

qwerty112,

2003 пока нет, завтра на работе установлю, вылажу, пока в 2010

Злой Бобр,

подскажите готовую!!! Не АСКИД, это совсем другое...

Забегайло,

ЗабегайлоЕсли немного переформулируете задачу, поставив во главу угла учет и контроль за выданными поручениями, особенно с учетом того, что в жизни одно поручение может пережить далеко не одно совещание, на каждом из которых оно может уточняться, корректироваться, у него могут меняться сроки и состав исполнителей, то получите типовую задачу "система контроля исполнения документов" учетный софт АСКИД
На совещаниях контроль поручений сводится не просто к контролю его исполнения. По отношению к самому "Поручению" важно кто заслушивал, кого заслушивал, все ли присутствовали, что докладывали по существу вопроса. На то оно и СОВЕЩАНИЕ.
Если так вопрос ставить, то можно предположить что любую базу, где есть функция отслеживания сроков подойдет к данной задаче.

ЗабегайлоНаиболее проработан вопрос подобного учета у органов гос. власти.
Здесь Вы я думаю попали в точку, мне не редко приходится быть на совещаниях в районной Администрации, у них эта деятельность (проведение совещаний) на поток поставлена. Но и там все на бумаге))))

Забегайло,

так как в протоколе нужно отражать и вопросы, и поручения, и исполнителей, и сроки... то какой смысл заводить 2 базы (набивать одно и то же в разные системы), если можно все в одном и тем самым полностью решить поставленную задачу...
ЗабегайлоАдминистрация либо мелкая, либо технически отсталая.
Да... как собственно и наша фирма... но от этого проблема не решилась, в Администрации не знают подобных программ (систем, баз).
Вы так говорите, как будто Вы видели подобные системы (именно ведения совещаний)... поделитесь!!!Если нет, то, пожалуйста, помогите мне)))

Выcпрошайка,

Спасибо!
Всех с Наступающим Новым годом! Желаю всем чтоб не работали как лошади, а были на коне!!!
Ваши предложения понял, буду переваривать!!!
ПО поводу проектов: их включаю отдельно, потому что у меня есть список и всех данных проектов, которые рассматриваются на совещаниях. Но вопросы (повестки дня) стоят отдельно, потому как могут рассмотреться "наработки" к будущему проекту, данных которых у меня нет, а поручения и состояние дел по ним тоже надо отследить. К слову, эти наработки могут и не перерасти в проект.

Злой Бобр,
здесь нужна программа, заточенная под ведение протокола совещания, не вижу такую... Аутлук использую для планирования, Аскид есть свой "фирменный"...
Ведя таким образом контроль и протокол совещания, я значительно сокращаю себе работу (ну или если начинать вести в АСКИДе то сокращаю в 2 раза): потому как протокол на бумаге ведется достаточно подробный, большой - полностью надо прописать данные по проекту (порядка 10-15 строк печатного текста, которые у меня уже есть), на совещании рассматривается около 15-30 проектов. Я мог бы протокол формировать из данной базы. Далее, ведя таким образом базу я мог бы по ходу совещания открывать все поручения по проекту (видеть о чем проект, все поручения которые давались ранее, их исполнение) тем самым контролировать ход совещания, не давая исполнителям затягивать сроки исполнения поручений, дублировать их, "халтурить" одним словом. Ну и в конце концов анализировать сколько раз проект рассматривался на совещании, как по нему работали (исполняли поручения или нет, в связи с чем), ну и другие возможности типичные в АСКИД.