Не очень понимаю, почему вы ограничились только перечисленными в этой линейке.
Если брать в рассмотрение Ваши требования, то реально под них подойдет очень много систем. Скорее, всего вам следует их уточнить.

По поводу упомянутых Вами систем:
EMC Documentum - очень дорогое и плохо внедряемое в России решение. Что бы не говорили в Документум Сервайз СНГ, реальных внедрений (т.е. завершившихся в срок, уложившихся в бюджет и решивших поставленные задачи) - единицы. Особенно обратите внимание на то, в каких именно компаниях это делалось - как правило там, где на их поддержку смогли выделить огромный штат и средства (при этом, обратите внимание ЧТО было внедрено - максимум нормальный архив и запущены процессы).
Не даром они пытаются сейчас активно двигают E-Room, который по определению не может тягаться с самим Documentum (и вообще изначально это была collaboration-система, не понимаю что там могло поменяться в сторону документооборота) - зато это хороший заход на предприятие, помогающий потом запросто продать и "большой Documentum".
HummingBird - увы, судьба этого продукта пока абсолютно не ясна. Хотя новый владелец и говорит, что оба продукта будут пока развиваться параллельно... но сколько это будет продолжаться и не придется ли через пару лет искть новое решение - не знаю.
SAP WorkFlow - ничего не знаю, поэтому говорить не стану. Как минимум есть большое сомнение в наличии у них российского делопроизводства. Здесь надо четко просить список имеющихся внедрений и ехать смотреть.
LanDocs - нормальное решение, однако по ощущениям, начинает застаиваться - за последние 3 года никаких особых новинок я у них не помню. Живут на том, что было сделано в прежние годы.

Из упоминавшихся еще здесь решений:
SharePoint - по мему мнению, это неплохое портальное решение, с большими возможностями "доводки", но никак не готовое решение по документообороту. Хотя для небольших групп (т.е. и небольшом объеме документов, и отсуствии канцелярии - ее в SP нет) может вполне пподойти.
Летограф - крайне странная контора. Начиная от выбора в качестве основной платформы заведомо малораспространенного решения, и очень невнятной модели развития (один функционал рукописного ввода чего стоит!) и заканчивая крайне малыми объемами внедрения (официально заявленных не более 10 - и это за 3 года существования...).

В общем - все раскритиковал, теперь осталось назвать того кто претендует на роль Вашего спасителя :) А такого и нет. Вас вполне может устроить любая из названных систем, а также любая из неназванных.
Если у Вас еще не окончательный список и Вы готовы рассматривать другие системы, то рекомендую посмотреть на отечественные системы DocsVision и Directum - на мой взгляд наиболее перспективные из представленных на рынке. Обе системы сходны по функционалу хотя очень различаются архитектурно и, скажем так, идеологически.

Теперь по поводу того, на что обращать внимание (я не знаю, какие у Вас реальные требования, поэтому приведу то, что обычно вызывает сложности и требует дополнительных усилий вне зависимости от системы, но у каждой, понятно, что-то будет лучше, что-то хуже):
1) Работа с конструкторской документацией. Причем не просто хранение чертежей, а глубокая интеграция с конструкторским ПО.
2) Территориально-распределенная работа.
3) Работа с медиа-контентом.
4) Потоковый ввод.
5) Интеграция с различным офисным ПО (у всех это есть в принципе, но уж очень различается по реализации).
6) (как ни странно) Работа концелярии (если честно, почти любое решение приходится доводить под свои требования, поэтому вопросв стоимости такой доводки).

Ну и, конечно, все системы имеют разную идеологию, различный интерфейс, разную стоимость сопровождения.
То, что могу посоветовать - если есть время, то не торопитесь с выбором, попросите показать системы (почти все вендоры практикуют выезд к заказчику с демонстрацией), постарайтесь понять что же Вам нужно от документооборота, прикинте, как впишется эта система в работу Вашего предприятия. Что вы сделаете в ней, а что будет сделано в Ваших системах и как видится интеграция... Все это, конечно можно было бы заменить нормальными формальными требованиями, но судя по Вашему вопросу сейчас их у Вас нет и не предвидится (да и не верю я, если честно, что все можно свести к формальным требованиям, разве что у вас есть опыт внедрения пары-тройки десятков подобных систем).
Если же времени нет, то подумайте о привлечении сторонних консультантов (не интеграторов! - те будут Вам продвигать те решения, которые сами знают и внедряют), хотя это и не дешево...

Вот собственно все. Прошу прощения, что расплывчато, но как уж был сформулирован вопрос. Если будут какие-то конкретные вопросы - задавайте, постараюсь ответить.
Кроме того, в сети есть несколько специализированных ресурсов, посвященных документообороту. рекомендую заглянуть на www.docflow.ru (там есть и форум, но в основном на нем только вендоры и партнеры) и http://www.directum-journal.ru (правда здесь больше общей информации, чем сведений о конкретных продуктах, зато там я встречал пару статей посвященных конкретным внедрениям, думаю будет интересно и полезно).

iscrafmМихаил,заинтриговали, захотелось чтобы озвучили подробности. Давайте например по поводу "Территориально-распределенная работа"... Вы явно выделили 2 системы, но напрмер отодвинули SP.. Может тогда расскажете, какие инструменты продвинутые Вами системы используют для это самой распределенной работы? Очень интересно.
так же интересно что такое "российское делопроизводство", что за уникум? Первый раз сталкиваюсь с таким термином. Поясните пожалуйста. Спасибо.

Валерий, надеюсь Вы говорите без подначки.
Хорошо, давайте по порядку.

1) По территориально-распределенной работой я понимаю работу нескольких офисов на географическом удалении друго от друга (обычно в разных городах). Как правило, такое удаление предполагает узкий и нестабильный канал. Иногда это может даже доходить совсем до абсурда - например, на сколько мне известно, многие предприятия Газпрома до сих пор связаны только линиями телеметрии... Понятно, что такая работа накладывает определенные ограничения на реализацию, например, желательно уменьшение трафика, а также использование протоколов без поддержки состояния.
Отсюда получаются три основных решения (возможно существуют и иные, но мне они не встречались, по крайней мере для систем ЕСМ):
- использование терминальной системы.
- использование веб-ориентированных решений (работающих поверх HTTP).
- всевозможные варианты репликации.

Указанные системы, на сколько я знаю, поддерживают:
- вариант с репликацией (правда, у DocsVision я не знаю внедрений надо повнимательнее посмотреть на их сайте, возможно были у партнеров. У Directum точно есть три или четыре крупных внедрения с поддержкой репликации).
- работа через web. Здесь у них координально разный подход. Клиент DocsVision - это smart-клиент, т.е. по определению работает поверх HTTP, однако при работе он пораждает довольно приличный трафик, поэтому как это будет работать на слабом канале, я не знаю. Сейчас несколько партнеров DocsVision делают собственное веб-решение, есть надежда, что эту проблему они решат.
У Directum основной клиент - это desktop-приложение, однако есть также web-сервер, правда он несколько ограничен по функциональности по сравнению с desktop.

Однако Валерий (это по поводу подначки), я нигде не говорил про то, что названные мною системы идеальны, проблем у них хватает вполне. Другое дело, что по моему мнению, если их сравнивать с названными LanDocs и Летограф, то они на много опережают эти и другие российские разработки.
Если же говорить о западных системах, таких Documentum или OpenText (Hummingbird), то функционально (т.е. по количеству и "навороченности" функций) все без исключения российские системы проигрывают вчистую. Однако я не знаю в России ни одного внедерения Documentum, где бы потребовалась хотябы половина его функций, а с Hummingbird ситуация и вовсе печальная, т.к. его внедерений в России единицы.

2) Российское делопроизводство - это, по большому счету, ведение учета документов на предприятии в соответсвии с нормами российского законадательства, российскими стандартами делопроизводства и просто сложившимися традициями. По большей части это правила учета и хранения бумажных документов, и установленные формы отчестности (например, при передаче на архивное хранение), однако для того чтобы сделать ее, нужно очень не мало повозиться.
У западных систем в стандартной комплектации, понятно, ничего подобного нет, точнее, у них есть нормальный record management, однако это совсем другое! Поэтому при внедерении западной системы приходится это делать или с нуля (не смертельно, конечно, но зачем, если есть готовое?) либо брать решения от партнеров (тут соль в том, что для того чтобы сделать хорошее гибкое решение нужно обкатать его у как можно большего количества заказчиков, однако западные системы просто внедряются реже...).

Ну как я ответил на ваши вопросы?

Да, еще один очень интересный момент, но он скорее обращен к автору: Вы действительно уверены, что Вам так необходима ЭЦП?
Просто это достаточно дорогая и сложная при внедерении часть, но вот ее полезность зачастую не соответсвует ожиданиям заказчиков. Как минимум для внутрикорпоративных документов можно решить задачу подписания в электронном виде гораздо проще.

iscrafmМихаил, какие подначки :) Просто мне показалось, что Вы знакомы с перечисленными системами и захотелось экспресс-обзора. Да, спасибо.

Хорошо, Валерий, рад что смог помочь. :) Не скажу, что я большой специалист по всем перечисленным системам, но в общем представляю их возможности не плохо. Если есть еще вопросы - спрашивайте, постараюсь ответить.

Val_KillЭЦП действительно нужна. Это требование руководства.
Понятно. Увы, подозреваю что ситуация: "проще согласиться, чем доказывать обратное". Скажу только, что главное в данной ситуации четко разделять понятия: "внедрять ЭЦП" и "вводить юридически-значимый электоронный документооборот" - последнее дорогая и практически бесполезная в современной России. А вот внедрить в простейшем варианте использование ЭЦП для оперативных документов умеет практически любой внедренец, не говоря уже о вендорах.

Val_KillПо поводу отечественной СЭД. Нет ли опасности, что лет через пять контора-разработчик рухнет и что тогда делать.
Принципиально, конечно, такая опасность существует, однако, на мой взгляд, стоит учитывать еще и следующие моменты:
1. Опасность прекратить существование грозит любой фирме не важно, отечественная она или западная, а если сама компания и выживит, то не обязательно сохранит это направление в своем бизнесе. Приведу несколько, наиболее известных, примеров:
- долгое время в Европе и России был известна такая СЭД как Docs Open (не говорю "популярна", потому что для России она был явно дороговата), в настоящее время такой системы не существует. Да, на смену ей пришел Hummingbird, однако, даже сами представители Hummingbird подчеркивали, что это абсолютно разные системы. Стоит ли говорить, что внедерение Hummingbird поверх Docs Open выливалось в весьма внушительную сумму. А теперь и Hummingbird как компании не существует...
- одно время наряду с продуктами Documentum (еще до покупки его ECM) или IBM были системы от Xerox и Canon, однако теперь о них как о поставщиках EDM никто и не вспоминает, а ведь и фирмы, и продукты остались, просто их потихоньку "сместили".

2. По поводу нескольких лет: вот, например, даты основания нескольких известных российских производителей СЭД (дальше, уж извините, нет времени искать):
- Digital Design (DocsVision) - 1992
- Cognitive Technologies (Евфрат) - 1993
- НПО "Компьютер" (Directum) - 1988
- ЭОС (Дело) - не позднее 1996

Как видите каждая из этих компаний существует уже более 10 лет и пока что погибать явно не собирается. А сейчас, когда во всем мире и в России такой спрос на ECM системы это просто сложно сделать :)

3. У всех перечисленных мною компаний (и у многих не названны) уже очень и очень много клиентов, большинство из которых исправно получают/покупают всевозможные дополнения, обновления, просто новые версии, т.е. неизменно создают спрос, который поставщикам приходится удовлетворять. А при такой ситуации они еще долго не уйдут с рынка (или им не дадут).

В общем, решать доверять/не доверять в конечном счете Вам, но иметь в виду то, что я написал, наверное, стоит.

Val_KillВ Documentum радует наличие встроенной BPM. Что на мой взгляд является перспективным направлением. Хотя цены конечно .... весьма.
Documentum интересен как комплексное решение. т.е. когда у вас идут и хранилища, и медиа-сервисы, и BPM, и RM, и Captiva. Но все вместе это стоит столько...
А если брать Documentum чтобы заткнуть отдельные направления, то, по-моему, почти всегда можно найти решения не хуже, но на много дешевле. Например, сравните за сколько предлагали Вам BPM от Documentum и, например, BizTalk, который в Standart-редакции стоит 23-24 тысячи рублей.

Val_KillTo МихаилР
Относительно DocVision
Вот на сайте DocVision прочитал следующее:

...

Хранение файлов в смой базе по моему мнению разбухает ее до невероятных размеров, чт влечет за собой проблемы с использованием SQL серверов. Что вы думаете об этом?

В целом да, база ростет, Вы правы. Однако тут есть несколько интересных нюансов:
1. Сам по себе рост базы, при правильной ее организации не сильно сказывается, например, на производительности. Гораздо больше начинают страдать операции обслуживания, т.е., например, ростет время на выполнение операций резервного копирования/восстановления (тьфу-тьфу-тьфу, конечно, но ведь всякое случается) и увеличиваются требования к месту для хранения.
Однако, эти проблемы решаемы, тем более, что объемы не сравнимы с объемами некоторых баз, которые обсуждаются на sql.ru (по поводу объемов см. ниже)
2. На сколько растет база. Это очень сложный вопрос. Все очень зависит от контента и нагрузки. А общее количество мест - далеко не показатель. У всех вендоров, на сколько я знаю есть некотрое метрики, которые они вынесли из своей практики внедрения.
С ходу я таких не назову, только могу предложить следующее:
- если мы ориентируемся на офисный документооборот, то основные документы это: подготовленные в каком-либо офисном пакете, сканированные образы (как правило tiff), ну и иногда документы в формате PDF.
- примерные размеры их, на которые, например, ориентируюсь я:
- MS Word 300 кб - 1 мб (Microsoft вообще приводит среднюю оценку в районе 300 kb)
- TIFF - примерно 300kb на страницу. Обычно, документы идут не более 5-10 стр., соответсвенно, получаем 1,5-3 мб
- PDF, если это не контейнер для сканироанных картинок, то на уровне MS Word.
Отсюда, если сможете подсчитать свой документопоток, можете прикинуть во что выльется Вам первоначальное наполнение архива (если оно планируется) и сколько будет добавляться ежегодно.
3. У многих вендоров есть решения для "опустошения базы", иногда это полноценный архив, иногда просто перенос в другую базу или просто на другой тип хранилища.


Что же касается конкрентно решения от DocsVision, то мне оно не нравится (впрочем, подобные решения я видел, например и у Евфрат, и там оно вовсе было основным). Помимо тех ограничений, которые перечислены есть сомнения по повду будет ли работать: система прав DocsVision, можно ли будет выполнять некоторые операции с документами, например, реплицировать, работать с ними удаленно...
Еще, очень часто с такими решениями начинаются сложности в части администрирования. По сути, это обычные файловые архивы и как с обычными файловыми архивами нужно настраивать доступ, например, из разных доменов.

Правда, тут должен сказать, что у российских поставщиков я полноценного файлового хранения не видел, у всех есть что-нибудь свое (свои проблемы). Например, у Directum есть файловое хранение, однако, хоть оно и решает половину проблем решения DocsVision (например, в части версий и прав доступа), однако, оставляет, на сколько я знаю, не решенной проблему репликации и администрирования в неоднородной сети (особенно без AD). Хотя, из того, что я видел это наиболее функциональное решение, у остальных еще больше проблем.

GaryaМожно безо всякой специализированной системы после каждой правки файла MS Word попросить всех, кто это делает, сохранять прежнюю редакцию с пометками в свойствах документа MS Word, что это за документ, почему и когда он изменен и т.д. и т.п.
Увы, подобные, меры начинают очень быстро утомлять пользователей. А средств в принудительном порядке поддерживать некий стиль ведения документов встроенные и обычные офисные средства не позволяют. Поэтому и появляются, и появляются новые системы документооборота.


GaryaИ оказывается, что в файловой системе выстроить одновременно все эти параметры крайне сложно.
Совершенно согласен. Собственно в минимальном варианте СЭД - это хранилище (не важно какое - файловое, SQL или специализированное аппаратное...) и база со структурированной информацией - карточками. Ну и конечно функционал для работы со всем этим, например, поиски.

GaryaВыявить документы, ссылающиеся на конкретный документ, стандартными средствами крайне затруднительно. Операционная система не оповещает, что отправленный на визирование документ в требуемые сроки завизирован не был. Она не может обеспечить прохождение документа по заданной регламентом траектории.
Ну да, а после того, как решились проблемы с хранением и поиском, начинают вставать задачи управления документами. :) Сначала, просто выдача поручений (что решается зачастую обычной почтой), затем вдруг обнаруживается, что это слишком трудоемко, т.к. маршруты среднестатистического документа имеют более одного этапа... А потом приходят к тому, что еще нужно выдерживать, например (как было указано), сроки согласования, или, что при согласовании договора с поставщиком должен запуститься процесс оплаты и т.д.
И как следствие:
GaryaЭти и ряд других причин как раз и приводят к тому, что организация в конечном итоге принимает решение приобрести СЭД - для того, чтобы устранить проблемы файлового хранения.


А вот с этим соглашусь, но не до конца:
GaryaЕсли вам приспичило хранить часть информации за пределами хранилища СЭД на файловом сервере, то делать это можно, но при этом многие преимущества ECM-системы утрачиваются. Никакой трагедии я в этом не вижу, просто такова природа вещей... :)
Просто файловое хранение не всегда предполагает хранение вне СЭД. И есть очень много областей, где, например, SQL-хранилище просто не применимо или его применение слишком дорого.
Но еще раз повторю, не обязательно файловое хранение предполагает такое прямолинейное решение, как предлагаемое DocsVision.