Краткий курс бухгалтерского учета в объеме экрана... :)

Понятие "активный" и "пассивный" счет происходит от разделов бухгалтерского баланса, в который попадает остаток данного счета. Как известно, бухгалтерский баланс представлен двумя разделами - "актив" и "пассив", итоги по которым должны схгодиться друг с другом. В активе собираются все имеющиеся у предприятия реальные ценности, в пассиве отражаются их источники возникновения.

У бухгалтерского счета имеется две стороны, которые условно называются "дебет" и "кредит". Название сторон не имеет никакого особого смысла. Это что-то вроде "левой" и "правой" стороны счета. А назначение этих сторон у активного и пассивного счета разное. Как верно заметила WJ, у активных счетов увеличение их содержание происходит в дебете, у пассивных - в кредите.

Соответственно, остаток у активного счета должен быть всегда быть дебетовый, а у пассивного - кредитовый. Бухгалтеры остаток называют словом "сальдо"... :)
Существуют активно-пассивные счета, остаток которых может быть и дебетовым, и кредитовым, и в зависимости от того, каким он получился, он попадает либо в актив баланса, либо в пасив. Учитывая, что на бухгалтерских счетах кроме суммового учета (он еще называется "синтетическим") ведется еще и "аналитический" учет, на бухгалтерских счетах формируется информация о вступительных остатках на заданную дату, движении за интересующий период и исходящих остатках на конец периода также в аналитических разрезах. В частности, взаиморасчеты с контрагентами могут вестись разрезе контрагентов, и договоров; учет товаров на складах - в разрезе складов и номенклатуры товара и т.д. Активно-пасивные счета - это счета взаиморасчетов. В разрезе контрагентов на них могут возникать разные остатки. Если контрагент должен нам, то по этому контрагенту дебетовый остаток; если мы должны контрагенту - кредитовый. По таким счетам дебетовые остатоки складываются отдельно от кредитовых, и дебетовые отражаются в активе баланса, а кредитовые - в пассиве. А об остатке по счету, который разбился на две разные суммы и попал в разные разделы баланса, говорят, что он "развернутый в разрезе контрагентов".

Бухгалтерский баланс подразумевает учет всех видов ценностей и источников таким образом, чтобы соблюдался их "закон сохранения". Деньги или товарно-материальные ценности не могут возникнуть "изниоткуда" и не могут исчезнуть "вникуда". Поэтому любые проводки по "балансовым" счетам (остаток которых всегда попадает в бухгалтерский баланс) делаются методом двойной записи. Этот метод подразумевает, что любое движение по любым счетам обязательно отражается на паре балансовых счетов, чтобы был виден источник и приемник такого движения. Отражение любого движения на бухгалтерских счетах называется "проводка". Метод двойной записи требует, чтобы проводка делалась между дебетом одного и кредитом другого бухгалтерского счета.

Существует 4 основных вида проводок, которые по-разному влияют на баланс:
1. Дебет (активный счет) - кредит (активный счет)
2. Дебет (пассивный счет) - кредит (пассивный счет)
3. Дебет (активный счет) - кредит (пассивный счет)
4. Дебет (пассивный счет) - кредит (активный счет)

Первые два движения не изменяют общую сумму актива=пассива. Два последние - изменяют. Что это означает? Это означает, что некоторые проводки приводят к изменению "общего благосостояния" предприятия, а некоторые - не приводят. Например, внутреннее перемещение некоторой ценности со склада в подразделение - проводка вида 1 - приводит к тому, что эта ценность как была в собственности предприятия, так и осталась. А приход материала от поставщика - проводка вида 3 - делает предприятие "богаче" на стоимость этого материала. Когда же предприятие оплачивает материал - проводка вида 4 - оно становится "беднее" на сумму, оплаченную поставщику. Если стоимость материала и оплаченная поставщику сумма одинаковы, то после совокупности двух последних проводок мы получим ту же сумма актива=пассива, которая была прежде. Если же денег оплачено больше, или меньше, то это соответствующим образом отразится на картине "общего благосостояния".

В автоматизированной системе заранее настраивается, для каких бухгалтерских счетов какие аналитические разрезы должны использоваться, должен ли на них вестись кроме суммового количественный учет, валютный учет. Когда в автоматизированной системе регистриуется проводка между дебетом одного счета и кредитом другого, система запрашивает значения аналитических разрезов для этих счетов (просит указать контрагента, склад, выбрать сотрудника, материально-ответсвенное лицо, номер договора, статью затрат и т.д. и т.п. - в зависимости от того, какие справочники привязаны к каким счетам), просит ввести сумму проводки, а также количество и данные по валюте (вид валюты и курс), если они фигурируют в настройках какого-либо из корреспондируемых счетов.

Кроме балансовых счетов существуют забалансовые. По ним разрешается делать проводки с нарушением принципа двойной записи. На таких счетах отражаются ценности, которые не являются собственностью предприятия - например, находятся на складе предприятия на ответственном хранении, а числятся на балансе другого предприятия.

Пример проводки по приходу материала от поставщика:

Дебет счета 10 "Материалы" (Склад = "Склад ОМТС", Материально-ответственное лицо="Иванов И.И.", Материал="Пруток латунный Ф8")
Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками" (Поставщик="ООО "Завод Заря"", Договор="№1 от 01/05/09")
Сумма = 15000 рублей
Количество = 500 п/м

Приводит к увеличению остатка материала на счете 10 "Материалы" (на конкретном складе ОМТС, по конкретному МОЛ, конкретного материала - латунного прутка даметром 8 мм). Одновременно на счете 60 возникает кредитовый остаток по контрагенту "ООО "Завод Заря"" по договору №1 от 01/05/09. И этот остаток будет информировать нас о существовании нашей задолженности перед этим контрагентом. Когда мы оплатим материал, задолженность будет погашена проводкой (краткая запись) Д60 К51 15000 руб.

BeaverБухгалтерские программы, как правило, позволяют сворачивать и разворачивать сальдо и обороты до любого аналитического уровня, переставлять аналитические разрезы местами (например, можно посмотреть, сколько конкретной номенклатуры числится на всех складах предприятия с разбивкой по складам, а можно посмотреть остатки всей номенклатуры по одному складу).

Кроме того, они позволяют задавать условия проверки, которые должны быть соблюдены в момент выполнения проводки. В частности, при попытке списать со склада номенклатуру больше, чем на нем числится, программа может выдать предупреждение, а может вообще запретить выполнять такую операцию (это уж как ее настроить).

Кроме того, можно настроить диагностичексие отчеты, в которые выводится информация об отрицательных остатках по всей совокупности счетов, на которых отрицательных остатков быть не должно.

Функционал учетного ПО кроме таких простейших задач по отслеживания моментов пересечения остатком нулевой отметки можно использовать и для других целей. Для выявления превышения лимитов всех видов (лимита по кассе; лимитов расхода ГСМ для транспорта; лимита рекламных расходов; лимитов товарного кредита, заданного договором с контрагентом и т.д.). Для условий, определяемых договором с контрагентом, в частности, можно выполнять производить некоторые действия по факту реклассификации обычной задолженности в вид "просроченной".

Вообще, настоятельно рекомендую воспользоваться типовым функционалом типового учетного ПО. Пока программисты, не очень разбирающиеся в прикладной области (то есть, в методах ведения учета), неспешно вникают в весь спектр потенциальных потребностей учета, "внезапно выявляя" то одни, то другие нюансы, и столько же раз переписывая свои нетленки, использующие типовые решения, успевают столько же раз просто выбрать нужный пункт меню. :)