Я сейчас решаю такую проблему - создание и выполнение задач
Если грубо - то пытаюсь сделать так:
Таблицы на сервере, морды у пользователей на компах
При определенных действиях пользователя в определенной таблице создается запись о том что задача создана и она вот такого типа
Далее еще одна программка - я ее монитор называю, которая тоже стоит на сервере и подключена к тем же таблицам(постоянно запущенная) проверяет по таймеру таблицу и выполняет нужные действия - пишет письма ну еще много чего
Мне лично это не очень нравится - при ошибке в мониторе или его вылете - вообще непонятно что будет
Но сейчас на sql-server переходим - там будем по другому решать

Иерархию ИМХО я бы попробовал реализовать в таблице с древесной структурой...
ну и логику начальник-подчиненный брал бы оттуда...

Планирую - примерно также, только без еще одной отдельной программы-монитора.
Я в sql-server совсем не спец, поэтому переход будет осуществлять нанятый программист. Как именно это будет решено - не могу пока сказать.... но думаю что его возможностей на это хватит ... Как придумаем с ним как это сделать - отпишусь...

Распределение уровня доступа пока решаю так:
есть таблица со всеми пользователями, у каждого свой уровень
При открытии формы в коде в зависимости от уровня доступа текущего пользователя меняются источники записей контролов,сами контролы убираются или показываются.
Это мне тоже не нравится - попробуем использовать возможности SQL-server

скорость упала, как стало 15-20 пользователей. А должно добавиться еще 20.
вот темка у меня была https://www.sql.ru/forum/1339291/nakopitelnyy-effekt
Выполнил почти все что там сказали(и что можно было по логике бизнеса), стало чуть лучше...Но недостаточно.
Ситуация осложнена тем, что 10+пользователей подключаются к базе не через Акс,а через VBA модуль в Catia, и сетевые проблемы( херовая у нас сеть, сейчас переделывают - но что там будет еще) вызывают не только зависание модуля с программой, а мертвое зависание основной программы(Catia) с потерей всех несохраненных данных. Это реально бесит пользователей да и меня тоже. СОздал одному пользователю временную базу на SQL-server, простейшую типа тренировочную , переделал VBA модуль - там таких зависов даже на хреновой сети не было, так что это мне сильно внушает надежду
Очень часто - 2-3 раза в неделю база падает, приходится ее восстанавливать,при этом пару раз были потерянные данные и пару раз - произвольное изменение данных в некоторых таблицах
Так что:
В sql-server надеюсь на прекращение этих постоянных падений базы, хочу использовать систему доступа к данным с пользователями и ролями, возможности по бэкапам, иерархические запросы для работы с древесной структурой таблиц, хранимые процедуры для выполнения сложных запросов не через тупую сеть на маломощных компах, наверняка там есть возможность выполнять процедуры по по таймеру - для реализации создания и выполнения задач типа согласования какой-нибудь документации или там внесения изменений в КД..... пока будем переделывать - еще чего-нибудь интересное найдется... Сам хочу выйти на новый горизонт, и это совсем не последнее для меня.

нет, все разделено. Даже для форм - несколько баз с формами для разного функционала

И его сейчас менять будут.
Но sql server все равно уже неизбежен