Выполняя работу, всегда создаю ТЗ. Первое время идёт болтовня с заказчиком и его сотрудниками, какие-то записи на каких бумажках, в каких-то блокнотах. После, когда стр-ра БД и объём работ уже виден – пишу ТЗ. Если заказчик начинает лениво отмахиваться, говоря, что мол мы нормальные люди, и так на словах всё хорошо, объясняю ему, что это защитит его от моей неисполнительности (и его попыток гнать лошадь и «ремонтировать» самолёт в полёте) и укажет точное время выполнения работ. Потом объясняешь заказчику, что систему лучше делать поэтапно, т.к. есть возможность плавного перехода на неё, постепенного поиска ошибок и несоответствий, и главное, обкатка под задачи пользователя. Этап 1 – то что необходимо (т.е. то, без чего это вообще лишено смысла), 2 – то что нужно (т.е. то, без чего это вообще лишено смысла, но не требуется сразу), 3 – то что хотелось бы. Указываются сроки выполнения этапов (месяцы).
Потом пишу по примерному шаблону:
1. Список данных которые вносит и изменяет пользователь; – т.е. список тех полей, которые должны быть в системе и с которыми должен иметь возможность работать пользователь.
2. Список данных которые система формирует автоматически; – т.е. суммы, подсчёты и т.п.
3. Список действий, которые должна осуществлять система; – некая квинтэссенция данных о формах и ф-ях системы. Например у тебя есть производство, в этом пункте среди прочего пишем: «должна позволять устанавливать нормы списания материалов для производства тех или иных изделий, проверять наличие материалов на складе и в случае отсутствия извещать отдел снабжения …» т.е. должна быть возможность пользователю задавать сколько чего должно списаться со склада для изготовления конструкции: шурупы+гвозди+краска+металл+дерево=изделие№123, и когда девочка в торговом зале принимает заказ (идёт наряд в цех), тут же под него со склада должен списаться материал (идёт наряд на склад) и если чего-то нет шпилька в зад снабженцу.
4. Отчёты и аналитика. – no comments. :)

Третий и четвёртый пункт расписывается исходя из трёх этапов разработки. Пунктов может быть и больше, но это основные. Когда после первого этапа раздаются голоса «а нам надо!» и звери бегут к директору таща тебя за собой, потом радостно доказывают что это и в правду очень надо, ты молчишь, а потом объясняешь, что да, будет, но ….. (тут зависит от сложности того что они хотят и подводных камней которые ты уже увидел подходя ко второму этапу) либо начинаешь поднимать цену, либо делать большое одолжение, либо выбивать дополнительное время – всё зависит от того, что тебе больше всего нужно, причём всё законно и претензий к тебе никаких – вы сами захотели! :)

Вот такой-вот длинноватый КОСТЯК!!! описания метода работы. Ньюансы всгда будут.